В «Евромеде» в работе 14–20 вакансий в месяц. Это и штучный узкопрофессиональный подбор специалистов, и массовый подбор — когда нужно найти до 10 санитаров или медицинских регистраторов одновременно. При этом все тактические задачи по найму, адаптации и обучению, а также стратегические вопросы развития персонала в компании решает один человек — директор по персоналу Наталья Манапова.

Что было до: подбор по рекомендациям и отсутствие единой базы кандидатов

Ранее в «Евромеде» была небольшая команда, которая занималась только вопросами кадрового делопроизводства. Наём лежал на плечах начальников медподразделений — они сами искали специалистов по рекомендациям коллег и знакомых. Центр рос и развивался, такая схема подбора перестала быть эффективной, тогда и решили выделить специальную HR-роль.

Когда Наталья Манапова вступила в должность, ей протянули пачку бумажных резюме. Не было истории найма — было непонятно, по каким каналам искали кандидатов, как был построен процесс подбора и сколько он занимал времени. Об аналитике и статистике речь даже не шла. У Натальи уже был опыт работы с CRM-системой, и она предложила системно подойти к организации подбора в «Евромеде» — описать процесс, оцифровать и автоматизировать.

Наталья Манапова: почему именно Talantix

«Мои инструменты в первые дни работы — это стопка распечаток и несколько десятков отложенных резюме на job-сайтах. Так себе набор для успешного старта. Поэтому решение с CRM пришло сразу. Мук выбора у меня не было: на предыдущем месте работы я участвовала в тестировании CRM-системы Talantix, и она мне очень понравилась. Я вернулась к ней снова, изучила изменения, которые команда внедрила за два года, и осталась еще довольней, чем прежде.

Моя первая задача была привести базу в порядок — собрать все резюме в систему. А потом быстро запустить подбор, параллельно трансформируя его схему. Под эти цели Talantix пришелся как нельзя кстати».

Неклассическая схема подбора: привлечение линейных руководителей

При классической схеме подбора рекрутер предлагает заказчику 2–3 «крепких» кандидата, из которых тот выбирает лучшего. У Натальи такой возможности не было: у нее в работе до 20 вакансий одновременно, помимо этого она занимается вопросами адаптации и обучения персонала, разрабатывает с руководством рекрутинговую и HR-стратегию. В таком режиме ей подходила гибридная модель: HR настраивает процесс подбора CRM-системе, пул подходящих кандидатов автоматически попадает к внутреннему заказчику, и он уже отбирает лучших. Если нужно провести собеседование на выявление мотивации или требуется другая помощь, заказчик снова обращается к Наталье.

«У такой схемы есть ряд неочевидных плюсов, — рассказывает Наталья. — Во-первых, некоторым руководителям нравится выбирать сотрудников самостоятельно. Бывало, я находила время, выбирала тройку лучших, а руководитель говорил, что хочет сам осмотреть все резюме, «покопаться». Тут отмечу, что медицина — направление специфическое, и никто так хорошо не оценит профессиональные навыки кандидатов, как сами начальники подразделений.

Во-вторых, проделав часть HR-работы, руководители понимают, что это кропотливый труд. Например, при повторяющихся вакансиях они не просят делать подбор с нуля, а используют базу кандидатов в системе и предлагают просмотреть отложенных в прошлый раз. Так, мы за 3 дня приняли решение по бухгалтеру, взяв кандидата из прежнего поиска, а не тратили время на привлечение и разбор новых откликов».

Оптимизируем работу: любимые инструменты

«Мы бы не реализовали нужную нам схему подбора без Talantix, — отмечает Наталья. — Сперва CRM выручила тем, что я быстро и без проблем оцифровала резюме, внесла их в одну базу. Потом мы наладили работу — теперь все задачи решаются прозрачно и в едином пространстве. Руководители просматривают, как и кого я перемещаю по воронке, могут перемещать кандидатов самостоятельно, мы оставляем друг другу комментарии. Вмиг узнаем мнения друг друга и используем эти данные в работе».

Вот любимые инструменты Натальи и ее коллег:

1. Автоматический импорт откликов. Благодаря этому инструменту удалось быстро сформировать базу кандидатов в начале работы, а теперь ее удобно пополнять. Собрать свою базу кандидатов и всегда держать ее под рукой очень важно, когда ваша компания ведет узкоспециализированный подбор персонала.

Talantix автоматически переносит вакансии с hh.ru — вам не нужно это делать вручную:

2. Объединение двойников. Одни и те же кандидаты могут отправлять резюме на разные вакансии и по разным каналам — без CRM и при больших объемах работы отследить это практически невозможно.

Talantix находит 2–3 похожих профиля и понимает, что это один и тот же человек:

Для Натальи опция объединения двойников — это еще и способ уточнить мотивацию соискателя. Например, человек отправил резюме на должность медицинского регистратора и медсестры или медбрата одновременно. Первая позиция скорее офисная, предполагает работу с документами и общение с людьми. Если у кандидата нет релевантного опыта, важно узнать: смена направления осознанная? Или кандидату нужна хоть какая-то работа? Если второе, то долго на позиции он не задержится.

3. История общения с кандидатом. Удобный инструмент с неочевидными, на первый взгляд, возможностями. Например, Наталье звонит кандидат, а она сразу видит в базе, что он записывался на собеседование месяц назад, но не пришел. Вопрос: что изменилось? А еще Наталья может возвращаться к старым кандидатам и не размещать с нуля вакансию, если она повторно открылась через несколько месяцев.

История с кандидатом сохраняется с самого начала работы в Talantix:

4. Автофильтр кандидатов. В медицине нельзя без образования, на часть вакансий нужны люди только со средним специальным, на часть — только с высшим. Хорошо, если CRM делает первичный отсев за рекрутера, — это экономит время.

CRM делает первичный отсев за рекрутера — это экономит время:

5. Настраиваемая воронка подбора. В компании есть обязательная обзорная стажировка для медсестер. С CRM ее можно самим добавить как этап подбора, отметить результаты. Можно даже создать шаблоны вакансий с такими воронками. В Excel или на коленке это была бы головная боль, а тут просто и удобно.

В Talantix уже есть стандартный набор этапов, но вы всегда можете подстроить этапы каждой вакансии под бизнес-процессы:

Резюме: когда нужна CRM

Наталья уже не представляет работу без Talantix и советует руководителям и HR-коллегам обратить на него внимание, если:

• вы подбираете 5 и более кандидатов ежемесячно, но ведете вы этот процесс подбора в папках и xls;
• в компании есть внутренние заказчики, которые участвуют в процессе согласования кандидатов;
• в компании большой штат сотрудников, и HR-представитель занимается другими вопросами помимо рекрутинга;
• компания развивается, и нанимать нужно быстро;
• компания работает в узком сегменте, и вам ценно формировать базу кандидатов, которую вы можете переиспользовать при новом поиске.

Теперь мы получили полную и прозрачную систематизацию работы с кандидатами, видим историю откликов, у нас ничего не теряется, мы всё помним про кандидатов. Недавно мы за 3 дня приняли решение по бухгалтеру, взяв кандидата из прежнего поиска, не тратя денег на привлечение и времени на разбор новых откликов

Наталья Манапова, директор по персоналу «Евромед»