Что отнимает время у рекрутеров

Недавно команда CRM-системы Talantix проводила онлайн-сессию для рекрутеров: эксперты поделились советами и рекомендациями, как найти баланс между работой и личной жизнью и получать удовольствие от профессии.
Перед встречей решили узнать у рекрутеров, что отнимает их силы и ресурсы, какие задачи мешают выстроить продуктивную работу и приводят к усталости.

Запись прямого эфира можно посмотреть по этой ссылке, а теперь предлагаем узнать, что же действительно беспокоит HR-специалистов и какие решения можно найти.

Работа HR-специалиста — одна из самых высоконагруженных: в течение дня нужно выполнять множество действий, переключаться между разными вакансиями и проектами, одновременно вести коммуникации как с заказчиками подбора и CEO, так и с кандидатами. Кроме того, приходится решать и операционные задачи — проверку статусов, сбор данных, подготовку отчётов и многое другое.

Как выяснилось в ходе опроса рекрутеров, в топ-6 трудозатратных задач входят дозвоны до кандидатов (60%), сорсинг (52%) и коммуникации с кандидатами (47%). На них больше всего приходится тратить рабочего времени каждый день.

При этом, помимо проведения собеседований (36%), в этот список также вошли спонтанные и срочные поручения, не связанные с подбором — на них HR-эксперты вынуждены тратить больше трети рабочего времени (36%). Непростым оказывается и согласование кандидатов с заказчиками — на это уходит 34% рабочего времени.

Рекрутеры признаются, что хоть ежедневные задачи и являются ключевыми в процессе подбора персонала, но многие из них являются неэффективными: на них затрачивается больше ресурсов, чем хотелось бы.

Так, звонки кандидатам не дают нужного эффекта и являются непродуктивными — так считает каждый третий HR-эксперт. Сорсинг и согласование кандидатов с заказчиками, а также сбор данных и подготовку отчётов и аналитики считает неэффективными каждый четвёртый рекрутер.

И если вышеперечисленные задачи являются прямыми обязанностями рекрутеров в процессе найма персонала, то спонтанные и срочные поручения, не связанные с подбором, к ним не относятся. Однако на них уходит треть рабочего времени специалистов (32%).

HR-эксперты поделились, что на неэффективные задачи может уходить до половины рабочей недели. В этом признаётся каждый десятый рекрутер.
Треть участников опроса поделились, что порядка 30% рабочего времени в неделю уходит на неэффективные задачи — а это 13 часов. Каждый пятый рекрутер отметил, что на это уходит до 20% рабочего времени — то есть 8 часов, что можно приравнять к 1 рабочему дню.

Универсальных советов, как наладить рабочие процессы и избавиться от неэффективных задач, нет — в каждой компании и у каждого рекрутера ситуация индивидуальна. Однако есть несколько рекомендаций, при помощи которых можно исправить дисбаланс в использовании рабочего времени и выстроить эффективную работу.

1. Провести аудит рабочих задач. Посмотрите, как строится день, какие задачи запланированы, какие приходят вне очереди и почему, сколько времени приходится уделять на решение каждой из них и какие больше остальных отнимают энергию и силы

2. Наметить план изменений — в личном подходе и работе всей HR-команды. При очевидных проблемах в рабочих процессах главное — начать их последовательно решать. Например, ввести планирование по неделям и на каждый день, чтобы оценивать нагрузку, прогнозировать реальные сроки выполнения задач.
Один из способов повысить продуктивность — это внедрение системы приоритизации задач — не только внутри команды, но и в компании в целом. Какая задача является критичной, как её решение влияет на результат найма и эффективность бизнес-процессов, сколько компания потеряет, если этот вопрос не решить вовремя — это только часть примерных вопросов, которые можно взять за основу при внедрении такого подхода. Однако они позволят построить понятную и прозрачную схему взаимодействия HR-команды с бизнесом и сократят количество непрофильных задач.

3. Подобрать инструменты и сервисы, чтобы сократить время на решение ежедневных задач и по шагам внедрять новые практики.
Так, рекрутинговая CRM-система Talantix со встроенными инструментами делает быстрыми и несложными даже самые трудозатратные процессы. Так, для сорсинга и мгновенного сохранения резюме предусмотрена кнопка импорта Talantix, для коммуникаций с кандидатами настроены интеграции со всеми популярными мессенджерами и сервисами, а HR-аналитика и вовсе собирается автоматически, не нужно тратить время на сбор данных и составление

4. Чётко обозначить роль и зону ответственности в компании. Когда большую часть времени занимают задачи, не связанные с подбором, не стоит считать это нормой. Поговорите с прямым руководителем, CEO и бизнесом о том, какую позицию вы занимаете, для чего она нужна в компании, сколько времени отнимают непрофильные задачи, как из-за них страдают приоритетные вопросы. В диалоге используйте цифры, расчёты и рыночные бенчмарки из отрасли — так ваши аргументы будут приняты во внимание как убедительные

5. И напоследок: поддерживайте баланс между работой и личной жизнью — введите чёткий график без переработок, уделяйте время хобби, встречам с близкими, планируйте выходные и отпуска, наполняйте их небольшими приятными событиями и действиями.