Главная
/
Как отказать кандидату

17.07.2025

Как вежливо отказать кандидату и сохранить репутацию

Руководство для HR-специалистов с шаблонами и советами от рекрутмент-партнёра hh.ru Ксении Дягилевой

найм

репутация

HR-бренд

отказ

Вы узнаете:

Основные причины для отказа

Как отказать кандидату в приёме на работу законно

Какие причины отказа запрещены законом

Как грамотно составить письмо-отказ

Шаблоны писем: вежливо отказываем

Как автоматизировать процесс отказа кандидатам

Оформите бесплатный демодоступ

Нанимайте на 50% быстрее

Попробовать

Многие работодатели сталкиваются с непростой задачей: как сказать кандидату «нет», не испортить при этом репутацию компании и не создать юридических рисков. Частые ошибки компаний — либо полное игнорирование неподходящих соискателей, либо сухие шаблонные письма, которые оставляют неприятное впечатление.

Ксения Дягилева

Рекрутмент-партнёр hh.ru

Правильно сформулированный отказ и обратная связь — это не только про бренд компании, но и про твой личный бренд. Мы можем менять работодателей и роли, но впечатления кандидата о тебе останется навсегда. Кандидат растет, набирается опыта, и через год-два он может стать тем самым идеальным кандидатом на вакансию, однако неприятный осадок от прошлого общения способен перевесить даже предложение компании мечты (основано на реальных историях). Кроме того, не стоит недооценивать силу нетворкинга: даже если общение с вами не закончилось наймом, кандидат может порекомендовать вас другим специалистам или наоборот.

Грамотно оформленный отказ помогает поддерживать положительный HR- бренд, избегать судебных исков и даже сохранять потенциальных клиентов или партнеров среди соискателей. В статье мы расскажем, как отказать кандидату в трудоустройстве продуманно и корректно.

Основные причины для отказа

Когда перед работодателем встает вопрос об отказе кандидату, важно чётко понимать основания для такого решения.

Самые распространённые причины:

Несоответствие требованиям вакансии

Если у соискателя недостаточно опыта, профильных навыков или образования, отказ — обоснованное решение. В противном случае есть риск снижения эффективности, дополнительных затрат на обучение и быстрой текучки.
Также распространён случай, когда опыт кандидата, наоборот, сильно превышает требования позиции — так называемый «оверквалифайд» (от англ. overqualified). Несмотря на высокую квалификацию, такие кандидаты часто теряют интерес к роли, не находя в ней профессиональных вызовов. В результате — досрочный уход или отсутствие мотивации.
Несовпадение по личным и профессиональным качествам

Даже при сильном резюме, соискатель может не подойти по стилю общения, ценностям или поведению. Агрессия на интервью, неумение работать в команде, отсутствие интереса к компании — всё это сигналы, что сотрудничество может быть неэффективным. Такие несостыковки приводят к конфликтам в коллективе, потере вовлечённости и текучке.
Несовпадение по ожиданиям

Иногда кандидат и работодатель изначально смотрят на вакансию по- разному. Например, соискатель ожидает гибкий график или удалёнку, которые компания предложить не может. Или рассчитывает на рост в направлении, не предусмотренном в рамках этой роли. Такие разногласия — частая причина отказа: важно найти сотрудника, которому действительно подойдёт текущий формат работы.
Завышенные зарплатные ожидания

Если кандидат хочет оклад, который выходит за рамки бюджета, лучше честно обозначить рамки и отказаться. Попытка «уговорить» может привести к демотивации, нарушению баланса внутри команды и быстрому увольнению при появлении более выгодного предложения.
Несоответствие деловым качествам

Если в ходе интервью выявляется, что заявленные компетенции не подтверждаются фактами — например, кандидат не может описать реальные кейсы, путается в инструментах или не понимает логику своих решений — это весомая причина для отказа.

Попробовать бесплатно

Рутину подбора возьмет на себя Talantix

Закрывайте вакансии быстрее и без переработок

Важно: само резюме не является официальным документом, и допущенные в нём неточности не могут быть формальной причиной для отказа. Однако если кандидат системно искажает информацию о навыках или опыте, это может свидетельствовать о недостатке профессионализма или честности — и уже на этой основе можно принимать решение.

Как отказать кандидату в приёме на работу законно

С юридической точки зрения отказ в приёме на работу регулируется статьей 64 ТК РФ. В письме работодатель должен указать объективную причину отказа, которая связана с деловыми качествами соискателя.

Законными основаниями для отказа могут служить:

недостаточная квалификация (подтвержденная результатами собеседования или тестирования)
отсутствие необходимого опыта работы
в некоторых случаях — медицинские противопоказания для выполнения конкретных профессиональных обязанностей

Если кандидат запросит письмо с объяснением отказа — вы обязаны его предоставить. Согласно законодательству, работодатель должен отправить письменное обоснование по требованию в течение семи дней. Некорректный отказ может привести к судебному разбирательству.

Какие причины отказа запрещены законом

Российское трудовое законодательство запрещает любые формы дискриминации в сфере трудоустройства.

В соответствии со статьей 3 ТК РФ, недопустимо отказывать кандидатам по признакам:

пола
возраста (если он не является квалификационным требованием)
национальности
религии
семейного положения
политических взглядов

Особую защиту закон предоставляет беременным женщинам и матерям маленьких детей — отказ в приёме на работу по этим причинам является прямым нарушением трудовых прав.

Аналогичные ограничения действуют в отношении людей с инвалидностью. Работодатель может отказать такому претенденту только в том случае, если состояние его здоровья объективно препятствует выполнению трудовых функций, и это подтверждено медицинским заключением. При этом компания обязана рассмотреть возможность создания специальных условий труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации.

Как грамотно составить письмо-отказ

Чтобы написать корректный отказ, работодателю нужно соблюдать баланс между честностью и дипломатичностью. Идеальное письмо должно содержать несколько ключевых элементов.

В начале письма поблагодарите кандидата за проявленный интерес к компании и время, уделённое процессу собеседования. Это создаст позитивный тон и покажет ваше уважение к соискателю.
Сформулируйте максимально тактичную причину отказа. Избегайте резких формулировок, выбирайте нейтральные фразы, например, «Мы не можем предложить вам позицию на данном этапе». Опишите общую причину отказа, но делайте это стоит осторожно, не вдаваясь в подробности, которые могут быть восприняты как критика.
Завершите письмо пожеланием успехов в поиске работы и возможным предложением рассмотреть кандидатуру в будущем. Такой подход оставляет дверь открытой для дальнейшего сотрудничества и создаёт хорошее впечатление о компании.
Оставьте подпись. Напишите ваше ФИО, должность и компанию. Так вы покажете, что с кандидатом общается человек, а не автоматическая рассылка.

Оформите бесплатный демодоступ

Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее

Попробовать

Шаблоны писем: вежливо отказываем

Для разных ситуаций могут подойти различные варианты отказных писем. Ниже представлены несколько вариантов как отказать кандидату после собеседования.

Ксения Дягилева

Рекрутмент-партнёр hh.ru

Шаблон отказа кандидатам не должен быть универсальным для всех — он должен адаптироваться под ситуацию. Так как уровень контакта с кандидатом становится с каждым этапом выше, то и отказ должен становиться более персонализированным и содержательным. Например, имеет смысл разделять отказы по этапам отбора: HR- скрининг; интервью по профессиональным навыкам; финальный этап.

Вежливый отказ без указания конкретных причин

Если вы не хотите вдаваться в детали, но хотите оставить положительное впечатление.

Здравствуйте, [Имя]!

Спасибо за участие в отборе на позицию [название вакансии]. Мы высоко оценили ваши навыки, особенно [конкретный навык]. Однако после обсуждения с командой мы приняли решение двигаться дальше с другим претендентом, чей опыт более точно соответствует текущим задачам. В вашем случае мы рекомендуем обратить внимание на [конкретная область для развития].

Будем рады рассмотреть вашу кандидатуру в будущем!
С наилучшими пожеланиями,
[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Компания]

Отказ с обратной связью

Если кандидат прошёл несколько этапов отбора, и вы хотите дать ему полезные рекомендации.

Здравствуйте, [Имя]!

Спасибо за участие в отборе на позицию [название вакансии]. Мы высоко оценили ваши навыки, особенно [конкретный навык].

Однако после обсуждения с командой мы приняли решение двигаться дальше с другим претендентом, чей опыт более точно соответствует текущим задачам. В вашем случае мы рекомендуем обратить внимание на [конкретная область для развития].

Будем рады рассмотреть вашу кандидатуру в будущем!
С наилучшими пожеланиями,
[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Компания]

Отказ из-за несоответствия ожиданий

Если условия работы или задачи вакансии не совпадают с запросами кандидата.

Здравствуйте, [Имя]!

Мы готовы вернуться к вам с обратной связью. Благодарим вас за участие в собеседовании. После обсуждения с командой мы пришли к выводу, что наша вакансия не полностью соответствует вашим профессиональным амбициям.

Вы упомянули, что ищете [конкретная задача/условия работы], в то время как наша позиция требует [конкретная задача/условия работы]. Мы не хотим предлагать вам условия, которые не будут для вас комфортными.

Будем рады оставаться на связи и рассмотрим вашу кандидатуру, если у нас появится более подходящая возможность.
С уважением,
[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Компания]

Отказ с рекомендациями для начинающего специалиста

Если кандидату не хватает опыта, но вы хотите поддержать его развитие.

Здравствуйте, [Имя]!

Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Мы впечатлены вашей мотивацией и [навык/опыт], но для данной позиции нам требуется специалист с более глубоким опытом в [конкретная сфера].

Чтобы помочь вам в профессиональном росте, рекомендуем изучить следующие материалы:

[Книга или курс 1]
[Книга или курс 2]
[Практический совет]

Уверены, что с таким подходом вы быстро найдёте подходящую работу!

В любом случае благодарим вас за уделённое время, нам было приятно с вами познакомиться! Желаем удачи и успехов в поиске нового места работы.
[ФИО сотрудника]
[Должность]
[Компания]

Оформите бесплатный демодоступ

Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее

Попробовать

Используйте эти шаблоны и адаптируйте их под конкретные ситуации, чтобы ваша компания всегда выглядела профессионально в глазах соискателей.

Ксения Дягилева

Рекрутмент-партнёр hh.ru
Каких правил я придерживаюсь при отказе:
- Начинать с благодарности — подчеркнуть ценность времени и усилий кандидата.
- Понятно сформулировать причину отказа — у кандидата должно остаться понимание по каким критериям мы не подошли друг другу.
- Дать полезную обратную связь — зависит от этапа, добавить примеры и рекомендации.
- Оставаться открытой — предложить поддерживать контакт для будущих позиций.
Такой подход позволит сохранить хорошее впечатление и, возможно, сэкономит вам время на поиски подходящего кандидата в будущем :)

Автоматизируйте отказы с помощью Talantix

Правильно оформленный отказ — это не формальность, а важный элемент кадровой политики компании. Грамотный подход к этому процессу позволяет минимизировать юридические риски, поддерживать положительный имидж организации и сохранять доброжелательные отношения даже с непринятыми кандидатами.

Автоматизируйте процесс с Talantix — создавайте персонализированные шаблоны писем под разные вакансии и экономьте драгоценное время для работы с подходящими кандидатами

Попробовать бесплатно

Оформите демодоступ Talantix

Закрывайте вакансии дешевле и быстрее на 50%

Присоединиться

Вступайте в Телеграм канал для HR-экспертов

Пересечёмся в Сетке

Поделиться с коллегой:

Вас также могут заинтересовать