Компания BGS Group, которая за 7 лет покорила рынок деловых мероприятий Европы. Задачи HR-команды «найти и не удерживать лучших» — создать такие условия, чтобы молодые ребята, которых собирают в четырёх городах России, работали с огромным удовольствием и отдачей каждый день. Как это получается и какую роль в счастье сотрудников играют отлаженные процессы найма, рассказывает HRD Ирина Гудыма.

⏱ 10 минут полезного чтения

О компании

BGS Group — организатор бизнес-мероприятий международного уровня в сфере нефти, газа, медицины и фармацевтики. Среди постоянных клиентов крупные представители своих отраслей — Microsoft, Total, BP, Siemens, «Газпром», «Роснефть».

Конгрессы проходят в разных странах мира — в Италии, Испании, Германии, Швейцарии, команда путешествует по всему земному шару.

• 130 человек в команде
• Офисы в четырёх городах России — Челябинске, Екатеринбурге, Москве, Санкт-Петербурге
• № 4 в своей категории Рейтинга работодателей hh.ru

Команда № 1 в конкурентной нише на европейском рынке

Компания из Челябинска уже 7 лет развивает международный рынок бизнес-мероприятий. BGS проводит топовые отраслевые конгрессы, обязательные для посещения ключевыми игроками на рынках. Каждое мероприятие — площадка для нетворкинга и знакомства с новыми партнёрами, технологиями и решениями для лидеров отраслей и прогрессивных стартапов.

Все мероприятия закрытого типа, их полностью организует команда BGS. Программу и список участников формируют через аналитику трендов, чтобы каждый год оставаться на пике и катализировать отрасли. Большинство мероприятий направлены на европейский рынок, два — на рынок России и СНГ.

В нашей компании работать интересно, но достаточно сложно. В отрасли нет монополии. Как показатель, что мы достигаем целей клиентов, мы оцениваем, что участники приезжают на наши конгрессы из года в год. Нам говорят, что мы — ивент-организатор № 1 в мире. Это очень приятно слышать, и это стимул — работать в такой компании.

Ирина Гудыма, HRD

Международную повестку формирует небольшая российская команда, всего 130 человек — для успеха каждый день нужен огромный вклад от каждого. Это динамичная работа, в которой постоянно меняется контекст и возникают новые челленджи, не все из которых можно заранее просчитать.

В последние годы это чувствуется особенно остро: сначала пандемия на год лишила команды возможности выезжать на места проведения конгрессов, сейчас в работе с Европой тоже добавилось сложностей. В команде постоянно анализируют ситуацию и находят новые пути, чтобы выдавать топовый результат без осечек.

Такой рабочий контекст формирует и требования к кандидатам. И, судя по отзывам команды, у компании всё получается:

HR-команда и задачи подбора

В компании работает 130 человек, офисы находятся в четырёх городах России. Начинала компания в Челябинске, там больше всего людей — практически весь бэк-офис: юристы, бухгалтеры, HR. Всего в Челябинске около 90 человек.

В Екатеринбурге, Москве и Санкт-Петербурге работают команды продаж по 10–20 человек. Офис в Петербурге — самый молодой, открылись только в январе 2022 года. Есть сотрудники, которые работают на удалёнке и находятся в других городах.

В HR-департаменте два отдела:

1. Отдел рекрутинга — 4 рекрутера, которыми руководит Ирина.
2. Отдел корпоративной культуры — 3 сотрудника и руководитель, команда занимается внутренними задачами:
   ● развитие HR-бренда,
   ● офис-менеджмент,
   ● все корпоративные мероприятия.

Общая цель HR-специалистов компании — привлечь талантливых ребят и создать им такие условия, чтобы их не пришлось удерживать.

Ирина Гудыма, HRD

Задачи рекрутеров

Сейчас в работе у команды Ирины около 30 вакансий. Текучесть кадров невысокая, порядка 10–15% в год, основной пул вакансий связан с потребностью компании в расширении. Во время пандемии BGS Group начала работу с новыми секторами экономики — к нефтегазу и энергетике прибавились мероприятия в медицинской сфере и фармацевтике. Это 3 новых мероприятия в год и прирост в подборе.

Целевые кандидаты — лингвисты или студенты со свободным владением английским языком, которые учились за границей и могут легко вести переговоры с носителями языка.

Компетенции рекрутеров: английский и психолингвистика

Рекрутеры в компании свободно говорят на английском — они сами оценивают уровень языка у кандидата, чтобы допустить к финальному собеседованию с руководителем, которое тоже проходит на иностранном языке.

В подборе рекрутеры не ограничиваются только тестовыми заданиями и интервью — кандидаты проходят дополнительные тестирования, решают кейсы, а их речь на собеседованиях проходит психолингвистический анализ. Лексика, фразы или стиль общения, которые используют кандидаты, помогают HR-специалистам выявить истинную мотивацию, склонности и нацеленность на результат.

Команда BGC на конгрессе PRC Europe по нефтепереработке и нефтехимии. Проходил 30–31 мая 2022 года в Финляндии в Хельсинки

Кого берут в команду мечты

В компании есть позиция, на которой всегда нужны люди, — это менеджеры по продажам. HR-команда знает задачи бизнеса и понимает, сколько специалистов нужно вывести на каждый конгресс, чтобы проект получился максимально прибыльным. Задача HR-специалистов — держать команды продаж укомплектованными.

Мы считаем, что чем больше менеджеров, тем больше продаж, тем комфортней экономически мы себя чувствуем.

Ирина Гудыма, HRD

Второй тип позиций — это точечный подбор в команды конгрессов. Это менеджеры проектов, PR- и ивент-менеджеры, маркетологи и аналитики. Есть вакансии в бэк-офис — это технические специалисты и бухгалтерия.

Ключевое в профиле кандидата — сильный иностранный язык. Вся работа компании — это конгрессы, проектная работа в разных странах, поэтому первое требование к кандидатам — уверенный английский от upper-intermediate и выше.

Этапы подбора

Воронки по разным вакансиям разные, но чаще всего отбор проходит в 4 этапа:

1. Интервью по телефону с рекрутером
2. Тестовое задание
3. Собеседование с рекрутером
4. Финальное собеседование с руководителем

Есть вакансии без тестовых — это менеджеры по продажам и проектные менеджеры, которых лучше тестировать в коммуникации.

Каналы привлечения

Из-за специфики бизнеса целевые кандидаты — это люди с высшим образованием, российским или европейским. Поэтому региональные площадки работают плохо, там просто нет целевой аудитории. Подходящие резюме ищут на федеральном hh.ru — это основная онлайн-площадка.

Дополнительно рекрутеры компании ходят в вузы к студентам факультетов иностранных языков, и это уже «живое» общение. В компании сильная система обучения, поэтому там очень любят выпускников вузов. Ребят забирают, пока они еще «не растеряли» язык и навыки учиться. Благодаря системе наставничества многие, кто пришел без опыта, дорастают до руководителей — становятся тимлидами, ведущими.

У нас есть прозрачная система KPI, от которых зависит рост в компании. Всем понятно, что нужно делать, чтобы перейти на следующий уровень, а темп зависит от человека. Есть ребята, которые за 4-5 месяцев становятся ведущими, но в среднем с нуля до мидла растут за год-полтора. Чтобы человек стал уверенным специалистом, нужно погрузиться в индустрию, набрать лексику — это занимает время.

Ирина Гудыма, HRD

Как оценить качество подбора: воронки и метрики

Воронка кандидатов помогает отслеживать качество подбора. В компании есть нормативы по всем этапам воронки, и команда понимает, всё ли в порядке. Например, HR-менеджер знает, сколько человек должны успешно пройти этап телефонного интервью, чтобы быть спокойным, что откликов хватает, они релевантны, поток в порядке. А если видит, что кандидатов на каком-то этапе не хватает — поднимается на уровень выше и проверяет, что там случилось.

Здесь помогает CRM Talantix, в которой ведут подбор: удобно, что можно гибко настроить любые воронки, дать этапам любые названия и отслеживать, что в них происходит.

Количественные метрики:

1. Срок закрытия — есть KPI на квартал и год, например, каждый HR закрывает по одной вакансии менеджера по продажам и по одной точечной вакансии в месяц.

Но по сложным вакансиям жёстких сроков нет, есть цель найти подходящего человека, чтобы в него можно было с уверенностью вкладывать силы и время руководителей.

2. Загрузка рекрутеров — в среднем это 8–10 вакансий на рекрутера, и это достаточно специфический точечный подбор.

3. «Текучка». В компании минимальная текучесть кадров. Основные причины увольнения — человек решил переехать за границу, например, получил грант на продолжение учебы в Европе.

Как настроить подбор без вовлечения руководителей

В компании нет привычного многим деления на рекрутеров и заказчиков. HR-команда — это эксперты, которые полностью забрали на себя наём и несут за него 100% ответственность. Руководители прислушиваются к мнению эйчаров по кандидатам, задача тимлидов — только сделать финальный выбор из отобранных и протестированных ребят, понять, с кем они лучше сработаются, кто лучше дополнит команду.

В CRM-систему Talantix линейных руководителей не подключают, в такой системе их просто не нужно включать в процесс. Заявки на подбор HR-команде ставят в «Битриксе» — это общая система управления бизнес-процессами в компании, или вакансию открывают сами рекрутеры. Вся работа по поиску и оценке проходит в Talantix, руководителей приглашают только на финальное собеседование, снабдив всеми вводными по кандидату.

Коллеги знают, что у нас всё под контролем, нас не нужно дергать и менеджерить. У нашей команды партнёрские отношения с командами бизнеса: каждый занимается своим делом. Задача руководителя — познакомиться с финалистом и решить, сработаются они или нет.

Ирина Гудыма, HRD

Зачем BGS Group нужна CRM для рекрутмента

В компании ценят автоматизацию и удобные инструменты для работы, полагая, что время — самый мощный и невосполнимый ресурс, который есть у людей. CRM Talantix, с которой команда подбора работает уже несколько лет, помогает сберечь время и подчинить себе хаос. Вот что ценит команда в CRM для подбора:

1. Сложный и многоступенчатый подбор: по каждой вакансии есть своя воронка и бланки оценки. Получается много деталей, которые важно учитывать на каждом этапе. Чтобы не держать всё в голове и минимизировать рутину в работе с информацией, нужна общая система для всех рекрутеров.

2. База кандидатов, в которой удобно работать командой в нескольких городах присутствия одновременно. У BGS Group большая команда HR-менеджеров, и они часто рассматривают одних и тех же кандидатов на разные вакансии. Поэтому важно, что в Talantix можно хранить всю историю по кандидату в его профиле: информация дополняется в одном пространстве, все в команде видят историю целиком — кто уже общался с человеком, когда, по какой вакансии, до какого этапа дошли и почему не наняли.

3. Гибкость CRM-системы, возможность настроить инструменты под себя и влиять на её развитие.

Команда Talantix очень хорошо реагирует на обратную связь, а многие изменения были внедрены и с нашей подачи. Сейчас Talantix полностью соответствует нашим ожиданиям, и если что-то внедряется — это сверх необходимого, но очень радует. Казалось бы, всё уже хорошо, но каждое обновление прибавляет позитивных эмоций: «Вау, стало ещё удобней!»

Ирина Гудыма, HRD

Инструменты Тalantix и hh.ru

1. Опросник «Как дела»

Рекрутер в компании созванивается с каждым получившим отказ кандидатом, чтобы дать развёрнутую обратную связь. Звонок подкрепляется NPS-анкетой, которую собрали в опросниках сервиса и рассылают автоматически — как только резюме попадёт на соответствующий этап воронки. У этой практики две цели:

• Во-первых, регулярно смотреть на процесс подбора глазами кандидата — чаще всего, человек всё равно доволен общением и готов рекомендовать BGS Group как работодателя. Но если появляется какая-то конструктивная критика бизнес-процессов, на неё обращают внимание.

Например, один кандидат написал, что ему было неудобно общаться в почте, он бы предпочёл мессенджер — с тех пор ключевую информацию кандидатам дублируют в СМС-сообщениях, которые тоже интегрированы в Talantix, так что ещё один канал коммуникации не требует от команды дополнительных усилий.

• Во-вторых, дать возможность не получившему оффер кандидату высказать негатив. За 1,5 года, как внедрили этот опросник, HR-команда не встретила ни одного негативного отзыва о компании в публичном поле.

2. Интеграция с Telegram

Написать кандидату и уточнить какой-то момент или скинуть ссылку на собеседование — это удобно, гораздо быстрее, чем дозваниваться по телефону, и ответ от кандидата приходит в разы быстрее, чем если общаться по почте.

3. Автообновление базы резюме

В базе резюме BGS Group в Talantix уже более 56 тысяч кандидатов, и это огромная ценность для компании. HR-команда регулярно возвращается к базе, особенно во время подбора в городах, где не так много откликов и релевантных кандидатов в принципе. Автоматическое обновление резюме, импортированных из откликов с hh.ru, помогает следить за карьерным треком кандидатов и вовремя возвращаться к общению с ними.

Даже один человек, который соответствует нашим требованиям и с которым мы начинаем работать, — ценность для нас. Я ребят из нашей базы, с которыми общалась, по именам помню, не то что в процентах или «в штуках».

Ирина Гудыма, HRD

4. Email-рассылки вакансий

Работать с резюме повторно помогают рассылки по базе, которые тоже можно делать через Talantix. Кандидаты, которые остаются в базе на этапе «Архив», получают информацию по открытым вакансиям и хорошо откликаются. Люди воспринимают это как счастливый случай: только они начинают искать работу, как получают письмо от компании, с которой раньше когда-то хорошо пообщались. И охотно пробуют снова.

5. Анализ воронки кандидатов

В компании три управляющих партнёра, один из них отвечает за HR-направление. Качество работы своего направления он оценивает по воронкам: если рекрутеры чётко закрывают потребности компании в людях, если в воронках на каждом этапе достаточно кандидатов, значит, процесс работает и всё в порядке.

Если что-то идёт не так, где-то не хватает людей, процесс начинает буксовать или слишком растёт нагрузка, команда анализирует ситуацию и готова быстро и гибко менять рабочие процессы.