Как АШАН при помощи Talantix централизовал подбор персонала

Вместе с реорганизацией HR-процессов стояла задача подобрать HR-tech-решение, которое поможет вести совместную работу рекрутеров и заказчиков найма.

В 2021 году в компании «АШАН Ритейл Россия» началась трансформация HR-функций. Одним из этапов HR-трансформации была централизация рекрутмента. Распределённую команду рекрутеров объединили в Единый центр подбора персонала, чтобы повысить эффективность найма персонала по всей розничной сети.

Екатерина Недельчо, директор по привлечению и подбору персонала «АШАН Ритейл Россия», рассказала, как CRM-система Talantix стала инструментом обновлений в компании, как её технологии помогают в решении ежедневных задач и какие практики используют в найме сотрудников на сложном рынке труда.

Сроки для запуска Единого центра по подбору персонала в АШАН были сжатыми: всего за пять недель, не останавливая найм персонала, нужно было перестроить работу 230 магазинов в 100 городах России, а это более 1 800 заказчиков подбора.

Параллельно с реорганизацией разрабатывались и новые стандарты работы с соискателями, единые для всех розничных точек:

Система обучения заказчиков в проведении интервью, оценке кандидатов

Составили около 30 профилей подбора

Для такой задачи нужно было подобрать решение, которое не только предоставит инструменты для процесса найма, но и позволит быстро перейти на новые стандарты качества работы.

Свой выбор сделали в пользу CRM-системы Talantix по нескольким причинам. Во-первых, сервис внедряется просто и быстро, легко развернуть внутри компании и перевести в систему всех участников процесса найма.
Во-вторых, hh.ru — ключевой источник кандидатов в рознице, и бесшовная интеграция джоб-сервиса с CRM-системой при больших объёмах найма — важное преимущество. К тому же инструменты добавления резюме и ведения качественной базы резюме без дублей стали очевидным плюсом.

Так, при переходе в Talantix в систему сразу же загрузилось порядка 1 500 открытых на то время вакансий на hh.ru со всеми откликами кандидатов.  Добавили и накопленную базу резюме со всех регионов, создав единый кадровый резерв для работы объединённой команды подбора.

Такая практика позволяет привлекать лояльных кандидатов без дополнительных расходов. А интеграции Talantix с разными мессенджерами упрощают коммуникации и позволяют вести работу рекрутерам в одном рабочем окне.

Есть и другой подход, который показал свою эффективность. Например, каждые три месяца отбираются кандидаты, которые откликались на вакансии, но в какой-то момент не ответили на звонок рекрутера или же не пришли на назначенное собеседование. Для таких соискателей разработана серия коммуникаций в популярном мессенджере, чтобы уточнить, ищут ли они работу в настоящий момент и готовы ли рассмотреть вакансии компании снова. 
Данные таких соискателей выгружаются из базы Talantix, а сообщения направляются через сервис  HR Messenger, где настроены автоматические сценарии.

В обновлённых HR-процессах сделали акцент на качестве и скорости работы с кандидатами, а также на внедрении эффективных практик в массовом найме, например, ведение базы резюме и её применение в закрытии вакансий.

Сейчас в базе свыше одного миллиона резюме соискателей, и она — незаменимый инструмент в массовом найме. Соискатели часто меняют работу или готовы вернуться к предложению компании, в которой уже проходили собеседование. 

Возможности Talantix учитывают эти и другие особенности найма линейного персонала и позволяют работать с накопленной базой ещё практичнее. Так, благодаря функции автообновления резюме с hh.ru команда подбора АШАН ежедневно отслеживает активность кандидатов на рынке труда и предлагает открытые вакансии тем, кто находится в поиске работы, получил новый опыт или же рассматривает работу в магазинах компании, но уже в другом городе. 

В тактике привлечения кандидатов команда подбора комбинирует  возможности разных джоб-сервисов, ориентируясь на ёмкость рынка труда в каждом регионе найма и эффективность самих сервисов. Например, отчёт «Карта вакансий» от hh.ru позволяет оценить конкуренцию с другими работодателями, подобрать подходящий тип вакансий, чтобы выглядеть привлекательнее для соискателей.

Аналитика CRM-системы Talantix позволяет отслеживать эффективность каждого источника кандидатов  и даже способы их привлечения. 
К тому же в привлечении кандидатов помогают и инструменты самой CRM-системы.  Так, в Talantix воспользовались опцией и создали лендинги для востребованных вакансий в магазинах. Соискатели ищут работу разными способами, и для тех, кто это делает в Рунете, в компании есть карьерный сайт. Кандидат может выбрать регион, направление, адрес торговой точки и получить список открытых вакансий. 

При клике на название позиции откроется страница вакансии, созданная в Talantiх: кандидату лишь нужно заполнить короткую форму, а его отклик мгновенно добавится в воронку подбора в CRM-системе. Ответственный рекрутер не пропустит лояльного кандидата и сразу же с ним свяжется. Такие же страницы стали применять и в реферальной программе компании. Это удобно: сотрудники могут делиться ссылкой на вакансию со своими друзьями и близкими, а рекрутеры могут отслеживать отклики сразу в CRM-системе. 

В зависимости от сезонности рекрутеры сочетают как работу с входящими откликами, так и холодный поиск.  Возможности CRM-системы позволяют собирать все отклики с hh.ru и Авито Работы в единой воронке автоматически, если же требуется усиление входящего потока, то при помощи кнопки импорта Talantix можно в пару нажатий добавлять резюме к открытой вакансии с разных источников, функция распознавание дублей подскажет, есть ли такой кандидат в базе и позволит избежать задвоений.

Другой эксперимент, ставший успешной практикой, — это привлечение иностранных студентов, которые приехали на учёбу в российские вузы. Эти соискатели получают первое, а иногда и второе высшее образование, учатся на медиков, лингвистов, многие хотят остаться в России. И постепенно интегрируются в жизнь города, во время учёбы  уже готовы работать. С учётом их владения русским языком мы обновили процессы в  самих магазинах — распределив роли так, чтобы сотрудникам было комфортно решать задачи и они не допускали ошибок из-за незнания русского языка.
Есть и нюансы: например, если такой сотрудник хочет поехать в отпуск на родину, часто это происходит незапланированно и надолго. В компании идут навстречу в таких ситуациях и подстраиваются под жизненные обстоятельства сотрудников. Практика показывает, что такой подход повышает лояльность сотрудников к бренду работодателя и снижает текучесть в будущем.

В стратегии подбора в компании АШАН придерживаются позиции отказа от каких-либо стереотипов и предубеждений. Возрастной диапазон найма в компании сейчас от 14 до 70 с лишним лет. Так, и школьников, и соискателей из более зрелой возрастной группы привлекают на постоянной основе. И у этой практики есть свои плюсы.

Руководители хотели добиться системного подхода, сделать процесс прозрачным и управляемым, чтобы команда могла быстро включиться в работу, даже если рекрутёры менялись.

Развитие человеческого капитала компании — ключевая задача в «АШАН Ритейл Россия». Поэтому, когда возникает потребность в найме персонала, команда подбора ориентируется прежде всего на внутренний потенциал.

Оценка мобильности персонала в геораспределённой рознице: насколько тот или иной сотрудник готов к переезду и продолжению карьеры в компании, но уже в другом городе.

Выстроенная система стажировок и наставничества: в АШАН инвестируют в обучение, передачу опыта от лидеров направлений, причём регион не имеет значения — организуются командировки.

Опыт команды подбора показывает: не всегда на внешнем рынке есть соискатели с нужными навыками и компетенциями. Поэтому развитие существующего кадрового потенциала в сочетании с практикой внутреннего найма создаёт фундамент команды подбора в удержании действующего персонала и закрытии важных для бизнеса вакансий.