Как Kuchenland автоматизировал подбор персонала и вышел на рынок Казахстана

Екатерина Семко — руководитель по персоналу в Kuchenland. Вместе со своей командой она нанимает сотрудников во все направления растущего бизнеса. Команда подбора распределённая — по офисам компании в Москве, Санкт-Петербурге, Красноярске и Краснодаре.

В отделе Катерины 8 менеджеров по персоналу, нагрузка у каждого — более 30 вакансий в месяц.

Структура подбора в Kuchenland выглядит так:
● 75% вакансий — розничный бизнес,
● 20% вакансий — бэк-офис,
● 5% вакансий — складские позиции.

Заказчиками подбора выступают директора, управляющие магазинов, руководители подразделений, филиалов — это более 200 человек. Всего штат компании насчитывает более 1 800 сотрудников.

В 2022 году, когда стало известно, что требования ФЗ-152 «О персональных данных» будут ужесточаться, в Kuchenland стали искать решения, которые помогут избежать финансовых и репутационных рисков в работе с резюме соискателей. Помимо исполнения законодательства, назрел вопрос и обновления процесса подбора: бизнес растёт, новых магазинов становится больше, к тому же все они находятся в разных регионах и часовых поясах. Коммуникации, согласования кандидатов по электронной почте стали неэффективными.

К сентябрю, когда вступили в силу поправки в ФЗ-152, в компании уже перенесли взаимодействие с кандидатами в CRM-систему Talantix от hh.ru. В ней учтены все законодательные аспекты в работе с персональными данными кандидатов. Так в компании закрыли вопрос с соблюдением ФЗ-152 и освободили время рекрутеров, которое раньше уходило на сбор согласий вручную.

Тогда же в Talantix начали переносить и другие рабочие процессы: добавили в систему директоров розничных магазинов для согласования резюме, запустили подачу заявок на подбор по общей форме (все они приходят на Екатерину, она распределяет заявки по менеджерам команды исходя из нагрузки, региона и вида вакансии), стали вести кандидатов по встроенной воронке подбора и управлять сроками на каждом её этапе, собирать кадровый резерв из поступающих откликов и резюме, которые нашли холодным поиском.

За год база Kuchenland в Talantix превысила 129 тысяч резюме. В CRM-системе резюме соискателей с hh.ru обновляются автоматически, поэтому теперь команда подбора использует пакет доступа на hh.ru только для открытия контактов новых кандидатов, которых нет в своей базе Talantix. Планирование и расход HR-бюджета в компании стали рациональнее.

В компании бережно относятся к входящим откликам: держат индекс вежливости на hh.ru не ниже 95% и стараются выстроить подбор так, чтобы максимально быстро оценить и нанять подходящего сотрудника.

Всех кандидатов ведут по воронке в Talantix. Система синхронизирована с личным кабинетом hh.ru, и рекрутерам больше не нужно переключаться между рабочими пространствами. Сотрудники используют стандартные этапы, а также кастомизируют воронку под специфику найма или конкретных заказчиков внутри компании.

Этапы подбора линейного персонала:

● Разбор входящих откликов или холодный поиск.

● Первичное телефонное интервью: проводит рекрутер или директор магазина.

● Оплачиваемая стажировка: от 3 до 7 смен на усмотрение директора магазина.

● Выход на работу, трудоустройство.

Средний срок закрытия вакансии в розничный бизнес сейчас составляет 37 дней. В Kuchenland в этот показатель закладывают полный цикл работы над вакансией: подачу заявки на подбор директором магазина, стажировку, возможную отработку кандидата в 14 дней на предыдущем месте работы и официальное трудоустройство в финале.

Руководители магазинов максимально вовлечены в процесс найма. Оценка резюме нанимающим руководителем благодаря Talantix занимает три дня вне зависимости от графика работы, города, часового пояса.

«С переходом на СRM-систему Talantix изменилось взаимодействие руководителей магазинов и HR-команды. Теперь я как директор могу оценить, какие есть кандидаты и на каком они этапе. Если это необходимо, включаюсь во взаимодействие: звоню соискателям, приглашаю на собеседования или, наоборот, убираю в "Отказ" тех, кто не подходит. Я понимаю специфику своего магазина и знаю, кого ищу в команду», — комментирует Юлия Пономарёва, директор одного из магазинов сети Kuchenland в Санкт-Петербурге.

В CRM-систему Talantix подключены и заказчики из административных подразделений. Руководителям направлений дизайна, бренд-менеджмента и аналитики рекрутер сразу направляет резюме кандидатов на согласование. Заказчики оценивают прошлый опыт и место работы, портфолио, дают обратную связь. Если кандидат не подходит, переносят его по воронке в «Отказ». Перспективные кандидаты остаются на «Подумать». Кандидатов, которых готовы рассмотреть на открытую позицию, переводят на этап «Телефонное интервью». Так рекрутер тратит время на коммуникации только с теми кандидатами, чьи резюме уже согласованы заказчиком. Кстати, согласовывать резюме рекрутерам Kuchenland также стало проще благодаря функции «Поделиться ссылкой на резюме»: можно отправить 10 резюме одновременно по почте или в мессенджерах и быстро получить обратную связь. Схема взаимодействия позволяет закрыть позицию в бэк-офисе в среднем за 23 дня.

Помимо найма в растущую сеть в России, команда подбора Kuchenland набирает персонал и в международный бизнес компании.

Первые магазины в Казахстане открывались в Астане и Усть-Каменогорске. Екатерине вместе с командой нужно было нанять около 30 сотрудников. Работали также в Talantix. Предусмотрев заранее требования местного законодательства по персональным данным, подключили в систему ответственного супервайзера, чтобы нанимающий руководитель видел картину найма в новые точки, видел статусы, вместе с рекрутерами отбирал кандидатов, проводил телефонные интервью.