Главное про компанию

• Более 30 миллионов пользователей платформы
• 1 миллион заказов в сутки
• 376 человек в команде

Сегодня над платформой работают 376 человек — это разработчики, аналитики, продакт-менеджеры, тестировщики, специалисты службы поддержки, административные сотрудники.

География распределённая — открыты офисы в Кургане, Челябинске, Тюмени, Набережных Челнах, Казани, Екатеринбурге и Санкт-Петербурге. Многие работают удалённо.

В сутки платформа обрабатывает более миллиона заказов. Для этого специалисты компании слаженно и системно работают каждый день из разных часовых поясов. Собирает и развивает всех этих людей HR-команда ИТ.

Как работает HR-команда

Вопросами найма и адаптации занимаются восемь человек, включая лида — 4 HR-специалиста, сорсер, специалист по адаптации и офис-менеджер. Светлана — лид команды, закрывает все стратегические вопросы и взаимодействие с топами.

Структура команды. Чтобы сохранить тёплые отношения между людьми и минимум бюрократии, работа HR-направления организована по принципу «единого окна»: каждый специалист закреплён за конкретной командой. Есть человек, который занимается процессами обучения и адаптации сотрудников и «закрывает» выходы новичков. Есть офис-менеджер, который обустраивает пространство так, чтобы было комфортно и уютно работать — это элемент мотивации и удержания сотрудников. Кстати, текучесть в компании — 8,8%.

Цели команды. На конец сентября общий годовой план найма закрыт на 69%. План до конца года — закрыть ещё 50 позиций.

«Поскольку я одновременно и HR-бизнес-партнёр, и руководитель HR-команды, я по опыту знаю, как важно вести диалог с бизнесом и видеть боли. Мы можем гибко и эффективно решать проблемы найма, только отталкиваясь от глобальных целей компании. Одно из главных достижений этого года — несмотря на вызовы и нестабильность, компания не меняет ориентиры, которые зафиксировала в январе. Мы по-прежнему нацелены на рост и развитие, например, прямо сейчас проводим продуктовую трансформацию. Поэтому не замораживали наём ни на один день и продолжаем набирать столько людей, сколько требует бизнес».

Светлана Тойбар

От самописной CRM до готового решения: как удвоить возможности найма

Одна из ценностей компании — самостоятельность, команда старается всё делать своими руками, а не покупать готовые решения. Благодаря этому бизнес не сильно пострадал, когда зарубежные компании начали уходить с российского рынка.

«У нас даже дата-центры свои. Иногда казалось, это слишком, но в феврале мы поняли, что выбрали верную стратегию».

Светлана Тойбар

Даже рекрутинговая CRM в компании поначалу была своя, но недостаточно функциональная — много информации приходилось переносить вручную, возникала путаница, вести аналитику при этом было нереально. Работа проходила так: рекрутеры складывали резюме в самописную CRM, а линейные руководители их разбирали и давали обратную связь. Самостоятельность максимально поощрялась и на этом уровне — многие линейные сами искали кандидатов базе hh.ru и в других источниках.

Кандидатов обсуждали в чатах, например, «Аналитики» — туда тоже закидывали резюме. До поры такой подход работал: был один рекрутер, который еле успевал помогать с наймом, полноценной HR-команды не было. Но компания росла, появились офисы в других городах, и старая схема начала сбоить. Например, в путанице можно было пригласить на собеседование человека, которому уже отказали раньше. Тогда процессы решили усовершенствовать, и потребовалась более мощная CRM.

Решение о переходе на внешнюю систему принимали на основе логики и подсчётов, рассказывает Светлана:

«В компании был сотрудник, который вручную вносил данные в систему, проще говоря — занимался копипастом. Я умножила зарплату этого человека на 12, добавила все налоги и взносы, которые платит работодатель, и стоимость рабочего места и вот эту сумму сравнивала со стоимостью готовых систем с рынка».

К тому же самописная CRM не решала ряд задач — их тоже можно перевести в человеко-часы и добавить в расчёты. Были и дополнительные рациональные доводы: с помощью качественной рекрутинговой CRM можно кратно сократить время, которое тратится на коммуникацию и обсуждение кандидатов.

Дальше схема такая: определяете свои цели, изучаете рынок, проводите анализ и в результате выбираете, что вам подходит по функциональности и бюджету. С этим всем идёте к бизнесу и аргументируете своё предложение — ведь бизнес понимает только язык цифр и фактов.

Когда в компании выстроили полноценное HR-направление, с серьезной командой и профессиональной CRM, возможности найма существенно выросли — нанимать стали в 2,5 раза больше людей за отчётные периоды.

Как внедряли CRM для рекрутмента и почему иногда стоит пересматривать свои решения

Сперва в компании внедрили другую систему автоматизации рекрутмента, но через год снова посчитали рентабельность и перешли в облачную CRM Talantix из экосистемы hh.ru. Переход из собственной CRM на внешнее решение дался болезненно — пришлось серьёзно перестроить HR-процессы в целом, научить линейных руководителей не задавать вопросы рекрутеру, как раньше, а идти в CRM и самим всё смотреть. Но HR-команда понимала, ради чего это делается, и была очень мотивирована. Со временем все адаптировались и увидели позитивные результаты изменений.

«Мы остались довольны автоматизацией, но через какое-то время решили оптимизировать бюджет, чтобы выделить деньги на другие важные инструменты. Так мы перешли в Talantix: при этом логика не была „раз дешевле — погнали", мы провели тесты, понимали, где приобретём и где потеряем. Например, в Talantix нам больше нравится отображение резюме, а вот аналитику под наши потребности мы „достраиваем" — скачиваем отчёты и строим сводные таблицы в Excel, потому что мы следим за широким рядом HR-метрик, смотрим на весь рекрутмент-процесс глубже и детальнее. Второй переход прошёл легче: все уже глобально привыкли к новому подходу, а остальное — нюансы. В совокупности считаем, что мы приняли верное решение».

Светлана Тойбар

Как собрать воронку подбора и ускорить принятие решений

Одно из преимуществ профессиональной CRM для рекрутмента — прозрачная воронка кандидатов, которая позволяет построить конкурентный процесс подбора, оцифровать и оптимизировать его. В Maxim technology проанализировали внутренние процессы и поняли, что их воронки не сильно различаются по должностям и уровню позиций. Получилось собрать универсальную воронку и определить одинаково хорошо работающие подходы к найму.

Общая воронка в компании выглядит так:

1. Составление и размещение вакансии. Работают вхолодную — hh.ru, рекомендации сотрудников, внутренняя база. Реже — телеграм-каналы, так как они не дают релевантных по опыту и компетенциям кандидатов, часто на позиции сеньоров откликаются даже джуны.
2. Отбор релевантных кандидатов. Тут подключается внутренний заказчик и смотрит, кто подходит, а кто нет. В компании нет отдельного этапа — интервью с рекрутером, это осознанно выбранная стратегия, чтобы не терять интересных людей.
3. Интервью с линейным руководителем. Обычно позицию закрывают за одно, максимум за два интервью. Между ними не делают промежуток больше пяти рабочих дней, подстраиваются при этом под кандидата.
4. Согласование кандидата. Если человек понравился, его должны согласовать CTO, CPO и топ-менеджеры: они могут посмотреть видеоинтервью, которое всегда записывают, чтобы не множить собеседования, могут сходить в Talantix и почитать там обратную связь. В компании знают, что это важно, и никогда не тянут с этим этапом.
5. Оффер. Если человек прямо «тот самый», могут направить оффер и в день интервью.

«Мы выбрали для себя стратегию скорости принятия решений. Чем короче путь, который соискатель проходит от отклика до оффера, тем лучше конверсия. Любому человеку приятно получить оффер быстро — это значит, что ты классный специалист, который понравился команде. Поэтому если мы видим, что точно да, то зачем ждать? Конечно, у нас тоже есть внутренние заказчики, которые сомневаются, спрашивают, почему мы посмотрели двух людей, а не четырех. В таком случае мы показываем примеры — что будет, если мы этого кандидата упустим, а замену ему не найдём».

Светлана Тойбар

При этом важно не перекладывать ответственность с заказчика на себя: если рекрутер продавливает решение, он за него и отвечает. Так делать не стоит — лучше только подсветить риски, объяснить, что мы ищем не идеального кандидата, а такого, который справится с задачами.

Дашборд в Talantix: показывает количество и источники кандидатов, проходивших через каждый этап воронки за выбранный период

Для оценки найма в компании следят за метриками и другими ключевыми цифрами. Норма для команды — от трёх до пяти принятых офферов в месяц. Если не получается закрыть в срок, рекрутеры анализируют причины и придумывают, как скорректировать процесс. Кстати, причины отказов тоже есть в отчётах Talantix.

Основные метрики:

• скорость закрытия вакансий — 55–60 дней (это в среднем, какая-то и за 5 дней закроется)
• принятые офферы — 71%
• доля прохождения испытательного срока — 90%

Автоматизация и другие тренды ИТ-рекрутмента

В растущем бизнесе нет такой ситуации, что всё сделано, а ты сидишь и просто поддерживаешь процессы. Чтобы справляться с задачами бизнеса, нужны хорошие современные инструменты и крепкий тыл. Это касается и продуктовой команды, и самих эйчаров. Светлана рекомендует обращать больше внимания на скорость и удобство работы и вовремя подтягивать резервы.

Автоматизировать работу с базой кандидатов

Штучный подбор квалифицированных специалистов сильно облегчает автоматизация обновлений базы кандидатов. До внедрения рекрутинговой CRM в компании хранили резюме в PDF-документах — отдельный сотрудник перекладывал их вручную в самодельную систему, что занимало уйму времени.

Когда все резюме экспортировали в Talantix, пополнять базу стало просто и удобно — в системе есть плагин для сохранения резюме из разных источников, включая hh.ru, который показал себя как самый конверсионный. Сейчас в базе компании более 9 тысяч резюме.

Общаться там, где всем удобно

Почта как базовый инструмент для общения уходит в прошлое — многие технологические компании выбирают мессенджеры. В Maxim technology также отказались от Gmail: для общения между сотрудниками есть самописный внутренний сервис, а с кандидатами в основном контактируют в Телеграме. На памяти Светланы был всего один человек, который попросил написать ему на почту. Поэтому важно, чтобы в CRM была возможность подключить мессенджеры и общаться прямо из интерфейса, чтобы не терять историю переписки.

Прямо из Talantix можно связываться с кандидатами в WhatsApp, Viber и Telegram

Уделять внимание адаптации людей, а не только найму

Когда у компании амбициозные цели, команде тоже нужно очень быстро расти. Тут важно не увлечься наймом и оставить себе время, чтобы подготовить процесс и инфраструктуру к большому количеству нужных людей, их онбордингу, вовлечению. В ином случае отличная работа рекрутеров только нанесёт вред компании.

«Допустим, бизнес поставил цель увеличить команду разработки в 2 раза. Но мы понимаем, что тут нужно не просто добавить ресурсов и резко расширить воронку подбора, нужно ещё и удерживать. Иначе из 15 человек в лучшем случае 2 адаптируются. Добавит ли это эффективности? Вряд ли...»

Светлана Тойбар

Чтобы уверенно принимать людей, важно усилить сразу несколько процессов:

1. Выделить больше ресурса HR-команды — усилить людьми или автоматизировать «ручную» работу.

2. Найти больше времени линейных руководителей на адаптацию.

3. Привлечь больше ресурсов на новые рабочие места и процессы оформления людей.

4. Сравнить с рынком и улучшить социальные пакеты и льготы для сотрудников.

«Если вы всё ещё сомневаетесь в пользе CRM для рекрутмента и боитесь, что что-то пойдёт не так, — попробуйте уйти от эмоций и сосредоточиться на рациональных моментах: разобраться, чего боитесь вы и ваша команда, поработать с установками. Потом обязательно провести расчёты эффективности внедрения с учётом общих целей. Когда вы всё расставите по полочкам и увидите реальную выгоду в цифрах и преимуществах, сомнения исчезнут».

Светлана Тойбар