Мария Сафронова, HR-эксперт, основательница рекрутингового агентства Career Solution, рассказывает, как с этим быть, и делится пятью секретами результативного найма.

Проблемы возникают, когда заказчик не доверяет рекрутеру

Рекрутеры сталкиваются с разными заказчиками, и далеко не со всеми работа идёт слаженно. Бывает довольно трудно найти общий язык и выстроить конструктивное сотрудничество. Назовём самые расхожие проблемы в коммуникации:

• заказчик говорит, что ему нужно срочно закрыть вакансию, иначе план продаж не выполнить и «мы все умрем», вы судорожно ищете кандидатов и отправляете резюме на утверждение, а вам неделю не дают обратную связь
• заказчик никак не может принять финальное решение, вы понимаете, что ещё немного и кандидаты примут офферы от других, а вам придётся заново начинать поиск
• заказчик отменяет и возобновляет процесс подбора без предупреждения: внезапно говорит, что отменяет вакансию, а через неделю спрашивает, где кандидаты
• в компании не сопоставляют требования с возможностями: ищут редкого специалиста на зарплату, которая пару лет как не в рынке
• у заказчика противоречивые требования: ищем человека только со свободным английским, а по факту в работе язык не нужен
• у заказчика в голове множество стереотипов и предубеждений: «Мне подходят только Водолеи и Близнецы», «Менять каждые пять лет работу — это часто», «Девушки всегда уходят в декрет»

Встретить такого человека можно в любой отрасли и компании. Обычно такое поведение — результат негативного опыта и общего недоверия к внешнему миру. Работать с такими людьми сложно, но возможно — через формирование доверия, прозрачные процессы и с опорой на набор простых правил.

Мария Сафронова

Правило 1. Всегда снимайте заявку на подбор

Чем сложнее идёт коммуникация, тем важнее согласовывать и фиксировать все детали рекрутингового процесса, чтобы было к чему обратиться в случае разногласий. Отправная точка — это заявка на подбор, когда рекрутер узнаёт, кого предстоит искать, и составляет «портрет идеального кандидата», то есть человека, который оптимально подойдёт для решения предстоящих задач и впишется в команду.

У рекрутеров с опытом может возникнуть соблазн заявку не снимать, ведь «сто раз искали, всё и так понятно». Лучше этому искушению не поддаваться.

Заявка помогает детализировать требования к кандидату и на старте выявить противоречия, если они есть. Лучше их сразу озвучить и обсудить, потом будет намного больнее.

Вот как выглядит работа с заявкой:

1. Выясните, есть ли бюджет на вакансию и согласован ли наём с вышестоящим руководством. Будет обидно, если вы потратите деньги, время на подбор кандидата, но не сможете его вывести на работу, т. к. позиция не была запланирована в бюджете компании.
2. Рекрутер проговаривает с заказчиком процесс отбора — правила и сроки согласования.
3. Рекрутер и заказчик составляют список задач и портрет кандидата (знания, умения, навыки, компетенции), который с этими задачами сможет справиться.
4. Рекрутер готовит и согласует с заказчиком список вопросов на интервью, чтобы проверять соответствие описанным требованиям.
5. Вместе с заказчиком рекрутер определяет индикаторы, по которым будут проверять кандидата — проявил он компетенцию или нет. Затем рекрутер собирает по этим индикаторам единую систему оценки.
6. Рекрутер и заказчик согласуют заявку и переходят к отбору кандидатов.

Всё это мало просто проговорить, обязательно должен быть документ — распечатанная и заполненная заявка, файл на компьютере, письмо в электронной почте. Вы можете использовать для этого любой удобный инструмент, но комфортнее — рекрутинговое ПО.

Например, в облачной CRM для рекрутмента Talantix заполнение и согласование заявки на подбор — это обязательный этап. Поля формы адаптированы под job-сайты, а значит, рекрутеру не нужно отдельно прописывать текст вакансии

Не забывайте про планирование непрерывности бизнеса (business continuity planning): обсудите с заказчиком, кто будет заниматься задачей, если он или вы сами заболеете или уйдёте в отпуск. В такой ситуации заявка тоже выручит — другой человек быстро вникнет в положение дел.

Мария Сафронова

Правило 2. Делите ответственность внутри процесса

На старте важно проговорить зоны ответственности каждого из участников подбора. Например, поиск и первичный отбор кандидатов — это задачи рекрутера. Успешно их выполнив, он сможет предложить заказчику людей, соразмерных требованиям.

А вот принятие финального решения и адаптация человека в коллективе — это ответственность нанимающего менеджера. Сделать так, чтобы человеку было комфортно на новом месте, чтобы команда чувствовала себя хорошо вместе с новичком, а бизнес при этом развивался и получал прибыль — это задача руководителя.

Разделите ответственность в самом начале, чтобы потом не столкнуться с проблемой «во всем виноват рекрутер». И обязательно пропишите все нюансы в письме или в другом документе, к которому можно при необходимости обратиться.

Мария Сафронова

Ещё одна зона ответственности заказчика — вовремя давать обратную связь. В Talantix рекрутер может установить желаемое время для кандидата на каждом из этапов воронки. Например, если заказчик долго не согласовывает резюме, система напомнит, что пора действовать

Правило 3. Настройте прозрачный рабочий процесс

Правильно снятая заявка и разделение ответственности дадут успешный старт вашему проекту. Теперь нужно наладить прозрачный процесс, чтобы заказчик был в курсе всех обновлений и лишний раз не нервничал.

Вы можете завести чат в Телеграме, Ватсапе или Microsoft Teams, где будете уведомлять о результатах своей работы. Поделитесь там ссылкой на эксель-файл со всеми кандидатами — кто и на каком этапе находится, какие у них зарплатные ожидания, какой фидбэк от менеджеров.

Мария Сафронова

Несомненный плюс такого подхода — помощь в выстраивании границ. Никому не нравится, когда ему пишут по десять раз в день и спрашивают: «Где мой кандидат?» Но вы можете сказать заказчику: «После семи вечера я офлайн, но ты можешь перейти по ссылке и самостоятельно посмотреть, как идут дела». Если вы используете CRM — всё ещё проще: в Talantix нанимающий менеджер может в любое время и с любого устройства зайти в систему, просмотреть изменения, перевести понравившихся кандидатов на следующий этап воронки, оставить комментарии и, главное, быть уверенным, что рекрутер не сидит сложа руки.

Правило 4. Инициируйте обсуждения и предлагайте решения проблем

Что-то идёт не так? Обсудите проблему и предложите способы ее решения. Подключите коллег — внутренних и внешних, устройте мозговой штурм, ведь вместе разобраться намного проще. Постарайтесь вовлечь и нанимающего менеджера, задайте ему вопросы:

• Вот у нас такая тенденция, что здесь можно сделать? Какие у тебя идеи?
• Что мы можем сделать прямо сегодня, чтобы переломить ситуацию?
• Что можно сделать лучше или по-другому в работе над вакансией?

Кейс: когда процесс подбора даёт сбой
В одной компании внедрена трёхэтапная схема отбора:

1. рекрутер: снимает заявку у нанимающего менеджера → проводит сорсинг и первичный скрининг → передаёт соискателей эксперту команды
2. эксперт команды проводит техническое интервью и дает фидбэк
3. в конце нанимающий менеджер принимает решение и делает оффер

Система дала сбой: эксперт загружен своими непосредственными обязанностями и не мотивирован участвовать в найме. К тому же у него есть собственное представление о том, какой сотрудник подойдёт на эту позицию. Он проводит интервью, остаётся недоволен, но при этом не даёт рекрутеру достаточной обратной связи. Рекрутер досадует, что ему заворачивают кандидатов и ничего не объясняют. Нанимающий менеджер негодует, что подбор идёт очень медленно, и не понимает, в чём проблема.

Что делать: Рекрутеру нужно инициировать диалог, послушать, что думают нанимающий менеджер и технический эксперт, а потом вместе найти решение.

• Если для найма крайне важны технические навыки кандидата, то заявку можно переснять и составить портрет кандидата втроём — с учётом пожеланий технического эксперта.
• Если технический компонент важен, но не критичен, можно разработать с экспертом универсальный тест и подготовить к нему ответы, по которым рекрутер сможет сам подсчитать результаты. Эксперту так даже лучше — его не будут выдергивать на интервью каждый раз, а только в спорных случаях — например, когда нужно выбрать между двумя сильными соискателями.

Когда эксперт проводит интервью, он должен дать развёрнутую и аргументированную обратную связь. Формулировка «неплохо» ничего не даёт рекрутеру, с ней не примешь решение. Вот поэтому на этапе заявки стоит определить индикаторы и критерии для выставления оценок.

Правило 5. Не забывайте аргументировать

Звучать убедительней, когда вы предлагаете решение проблем или хотите внедрить изменения, помогут аналитический подход и статистика. Например, вы хотите сократить количество этапов подбора и убрать одно из интервью, а нанимающий менеджер против. Вооружитесь данными и покажите ему воронку, а потом познакомьте с передовыми HR-практиками и статистикой. Так вы сможете донести, что скорость сегодня многое решает, а три этапа интервью — непозволительная роскошь.

С Talantix аналитика подбора ещё проще. В CRM есть воронка подбора, которая помогает оценить каналы привлечения кандидатов по эффективности и в целом оптимизировать внутренние процессы

Если дело касается заработной платы и вам не хватает аргументов, используйте «Банк данных заработных плат» от hh.ru. Это профессиональные обзоры по российскому рынку, в том числе данные по регионам.

Пять правил найма — это ещё и пять лайфхаков для счастливой жизни рекрутера, задача которого — не только лечить боли бизнеса, но и оставаться при этом в хорошей ментальной и физической форме. Следуйте нашим советам, вооружитесь современными ИТ-инструментами, и вы заметите, что больше нет звонков по вечерам и выходным, разногласия быстро решаются, а процесс подбора приносит удовольствие и радует результатами.