Алина Сибгатуллина

Узнали у Алины Сибгатуллиной, руководителя отдела подбора, как HR-департамент справляется с вызовами в контексте найма, какие инструменты онлайн-рекрутинга использует и как помогает облачная CRM-система Talantix.

KazanExpress: структура HR-команды

Подбором, адаптацией и развитием персонала занимается HR-департамент, который состоит из нескольких подразделений:

• отдел подбора;
• отдел корпоративной культуры — внутренние мероприятия и тимбилдинг;
• отдел охраны труда;
• отдел компенсаций и льгот;
• отдел кадров;
• корпоративный университет, в который входит отдел адаптации новых сотрудников.

Офис компании в Иннополисе.

Отдел подбора самый большой — порядка 30 сотрудников.

Рекрутеры компании ведут подбор на самые разные позиции — ищут ИТ-специалистов, экспедиторов, водителей, курьеров, сотрудников складов и администраторов пунктов выдачи, специалистов в бэк-офис. Поток найма подвержен сезонности — меняется из-за праздников и зависит от ритма жизни компании. Например, в феврале 2023 года, когда стали запускать первую очередь логистического комплекса в Нижних Вязовых, его нужно было укомплектовать очень быстро.

Собственный логистический комплекс KazanExpress.

Внедрение CRM-системы: как в результате проб и ошибок в компании пришли к Talantix

С такими темпами масштабирования внедрение рекрутинговой CRM стало для компании необходимостью, но прежде чем найти свою систему, KazanExpress попробовала несколько вариантов. Стартовали с Excel, но со временем его ресурса стало недостаточно, и в KazanExpress задумались о поиске профессионального решения. Тогда обратили внимание на одну рекрутинговую CRM-систему, которая временно дала бесплатный доступ для всех компаний, немного с ней поработали, но вскоре отказались: недоставало аналитики, не было автоимпорта откликов — их приходилось переносить вручную. В итоге решили, что нужна система посерьёзнее.

Исследовав рынок, остановили свой выбор на более внушительном решении и проработали с ним год. В целом система устраивала, но был ряд сложностей: проблемы с настройкой интегрирования, иногда проскакивали сбои и ошибки, служба поддержки медленно отвечала. Для обслуживания системы был нужен ИТ-специалист, но найти сотрудника в штат на такой стек технологий и график работы оказалось практически невозможно. В какой-то момент минусы перевесили плюсы, и команда решила протестировать Talantix, который используют с августа 2022 года и не собираются менять. Вот по каким причинам:

• это удобный инструмент команды подбора, где просто создавать нужные бизнесу воронки — разные под разные направления;
• есть аналитика и возможность выгружать её в форме отчётов;
• можно привлекать линейных руководителей к подбору;
• прямо из системы можно отправлять кандидатам сообщения по WhatsApp, Viber и Telegram, рассылать СМС;
• внимательная клиентская поддержка, работающая без выходных с раннего утра до позднего вечера.

Как сейчас устроен подбор: примеры воронок под линейные и ИТ-позиции

Одна из причин, почему компании нравится работать с Talantix, — возможность строить любые воронки. Их можно собрать из любого количества этапов под разные типы вакансий, причём система моментально отражает все изменения — например, если добавились новые кандидаты или кто-то отказался и рекрутер указывает причину.

Дополнительное удобство — возможность добавлять в CRM-систему внутренних заказчиков. Раньше в компании сталкивались с тем, что линейные руководители пишут в чатах: «А что там с моей вакансией? Какая воронка на сегодня?» Рекрутер не может отменить все свои дела и пойти считать воронку, поэтому решили, что всех заказчиков нужно понемногу добавлять в систему: и рекрутерам проще, и у линейных перед глазами полная картина найма с доступом 24/7. Начали с регионального подбора, а теперь масштабируют этот подход — и сейчас в системе уже порядка 50 заказчиков.

Есть небольшая сложность в том, что рекрутер может забыть отметить что-то в системе, поэтому в компании продолжают вносить данные одновременно в Talantix и в Excel, ведь если что-то потеряется, уже не восстановить, а значит, это потенциальные ошибки в воронках и в отчётности, что напрямую влияет на бизнес-решения. Поэтому важная задача — прийти к пониманию ответственности.

Провели эксперимент: была группа рекрутеров, которые передвигали кандидатов по всем этапам воронки, велась отчётность. В результате аналитик сделал выводы, что если никто не нарушает договорённости, аналитика работает идеально, и все данные отлично сводятся. Поэтому, как только рекрутеры полностью привыкнут к системе и будут вносить данные, в компании перейдут исключительно на Talantix.

Команда подбора смотрит на рыночные бенчмарки, строит воронки найма по разным вакансиям и учится системно работать с данными. Эффективно нанимать на массовые позиции помогают выводы, которые команда сделала из своего опыта и которые вылились в не самую стандартную воронку и инструменты отбора с ознакомительным днём, стажировкой на складе-тренажёре, экзаменами и внутренними чек-листами.

✅ Ознакомительный день

Ознакомительный день — это массовое интервью, куда приходят все кандидаты: специалисты комплектации, упаковщики, сотрудники в ревизионный отдел.

Каждый день в 9 утра кандидаты приезжают на склад, им показывают презентацию, рассказывают о преимуществах работы в компании. После этого наступает время видеороликов с информацией по каждой должности, которые разработали и отсняли специально для этой цели. В конце дня соискатели заполняют анкеты, которые рекрутеры позже проверяют по внутренним чек-листам.

✅ Стажировка

Кандидатов, которые прошли проверку, приглашают на двухдневное оплачиваемое обучение. Для этого построили тренажёрные пункты, которые имитируют складские процессы.

✅ Финальный тест

В конце учёбы проводят тест и по его результатам принимают решение, с кем продолжать сотрудничество.

«Обычно у нас нет большого отсева. Бывает, человек сам понимает, что какая-то позиция не его — например, не хочет работать на складе. Тогда мы предлагаем ему другие позиции в компании — например, у нас есть большая фотостудия, и если человек творческий, можем рекомендовать его на работу туда».

Алина Сибгатуллина, руководитель отдела подбора

Понимание нюансов рынка может сильно влиять на воронки и подходы к найму. Например, все понимают, что айтишников нужно нанимать быстрее, поэтому воронка тут в два раза короче.

✏ Пример воронки подбора ИТ-специалистов

✏ Пример воронки подбора линейных сотрудников на склад

Без аналитики нет роста: HR-метрики, с которыми работают в компании

По мере роста компании всё большую роль начала играть HR-аналитика: если на старте ей почти не уделяли внимания, то сегодня команда подбора работает в связке с внутренним бизнес-аналитиком и постоянно мониторит воронки. Данные регулярно показывают бизнесу, они влияют на все показатели, в том числе и на мотивацию рекрутеров.

Ключевые метрики для анализа

✅ Срок закрытия вакансий

В компании стараются работать на опережение и попадать в целевые сроки:

• 21 день — для линейного персонала;
• 30 дней — для белых воротничков;
• 45 дней — для руководящих должностей.

✅ Процент текучести кандидатов

Средняя цифра по компании — 4–5%, но бывают сезонные всплески, когда показатель выше. В ходе работы с текучестью в компании проводят внутренние опросы, выясняют показатель лояльности, смотрят на обратную связь по выходным интервью. На основе этих данных оптимизируют внутренние процессы.

✅ Конверсии по каждому этапу воронки

Анализ строится сверху вниз: от просмотров к откликам, от откликов к звонкам, от звонков к интервью, сколько человек прошли тестовое, сколько дошли до трудоустройства. Всё это можно увидеть в Talantix.

✅ Загрузка рекрутеров

Среди прочего измеряют и загрузку рекрутеров — стараются, чтобы она была равномерной и чтобы у рекрутера были схожие вакансии. Это облегчает работу: если кандидат не подходит на одну из должностей, он может претендовать на другую.

Не только цифры, но и креатив

Чтобы привлекать стабильно высокие потоки кандидатов, в компании экспериментируют и стараются быть оригинальными. Если в случае с офисными позициями основные источники — hh.ru и реферальная программа, то в массовом подборе это самые разные каналы — от «Авито» и коллаборации с центрами занятости до рекламы в социальных сетях, на радио и в кинотеатрах.

Для усиления самых разных вакансий тестируют онлайн-форматы продвижения. Например, в феврале — марте 2023 года протестировали сразу несколько инструментов для роста охвата целевой аудитории и привлечения кандидатов в ряде регионов: «Вакансия дня ТУРБО ОТКЛИК», СМС-рассылки, hh Сегменты, мобильная реклама.

Не только цифры, но и креатив

Чтобы привлекать стабильно высокие потоки кандидатов, в компании экспериментируют и стараются быть оригинальными. Если в случае с офисными позициями основные источники — hh.ru и реферальная программа, то в массовом подборе это самые разные каналы — от «Авито» и коллаборации с центрами занятости до рекламы в социальных сетях, на радио и в кинотеатрах.

Для усиления самых разных вакансий тестируют онлайн-форматы продвижения. Например, в феврале — марте 2023 года протестировали сразу несколько инструментов для роста охвата целевой аудитории и привлечения кандидатов в ряде регионов: «Вакансия дня ТУРБО ОТКЛИК», СМС-рассылки, hh Сегменты, мобильная реклама.

Вот некоторые кейсы и результаты:

✅ «Вакансия дня ТУРБО ОТКЛИК» на главной hh.ru для поиска сборщиков заказов

За 14 дней размещения получили:

• 125 885 показов вакансии;
• 1 371 клик;
• 4 662 просмотра вакансии (в 5,45 раза больше, чем без рекламы);
• 322 отклика, что в 3,18 раз больше, чем без продвижения

✅ СМС-кампания для привлечения кандидатов на позицию «Категорийный менеджер»

Задали критерии для таргетинга:

• регионы: вся РФ кроме Татарстана, кто готов к переезду;
• гражданство: Россия;
• опыт работы: от 1 года;
• ключевые слова в названии резюме или опыте работы: категорийный менеджер, КАМ, менеджер по ведению ключевых клиентов, менеджер по работе с ключевыми клиентами, Key Account Manager;
• ключевые слова в навыках или опыте: закупочная деятельность, методы анализа ассортимента, взаимодействие с поставщиками, продвинутый пользователь Excel, ассортиментная матрица, ценообразование, поиск поставщиков, переговоры, заключение договоров.

Адресную базу составили 6 550 получателей. В день отправки СМС совершено 1 732 перехода, конверсия составила 26%, что в два раза выше рыночной медианы.

За три дня после СМС-кампании вакансия получила 3 192 просмотра, 110 откликов.

✅ CPC-кампания на пользователей hh.ru для поиска удалённого персонального менеджера

Критериями для сегментации аудитории стали: республика Татарстан, менеджер по продажам, менеджер по работе с клиентами, менеджер по работе с партнёрами.

За время такого размещения получили:

• 208 792 показа вакансии;
• 1 402 клика от целевой аудитории;
• CTR составил 0,67%, что на 110% выше среднерыночного в этом сегменте рекламы. Стоимость за 1 000 показов в этой кампании составила 168 рублей.

✅ Мобильная реклама для расширения воронки вакансии фотографа

Для привлечения дополнительного трафика соискателей на позицию «Предметный фотограф» разместили на мобильной версии главной hh.ru баннер 300×50, задали таргетинг республика Татарстан и выбрали период в семь дней.

Что получили: 115 364 показа самого креатива, 103 клика от целевых кандидатов, CTR составил 0,09%. Кликабельность баннера оказалась выше среднего в 1,3 раза, это говорит о релевантных креативах и повышенном интересе со стороны соискателей.

✅ Брендированные посадочные страницы

Чтобы зря не потерять мотивированный трафик, команда использует брендированную страницу компании на hh.ru.
Страница собрана так, чтобы обращаться сразу ко всем сегментам аудитории соискателей.

✅ Отзывы о компании

Для работы с обратной связью и вовлечения кандидатов подключили виджет Dream Job и собрали уже больше ста отзывов — каждый соискатель может прочесть мнения о KazanExpress как о работодателе и сделать свои выводы.

✅ Нестандартные размещения — фотобус на городском празднике

«Когда у нас стоит амбициозная задача по подбору, мы задействуем все возможные источники, иногда нестандартные. Например, в 2022 году мы получили запрос от нашей фотостудии и склада, что нужно очень много ребят. Это было летом, мы увидели анонс мероприятия, посвящённого Дню молодёжи в Казани, и решили в нём поучаствовать.

Мы разместили фотобус и просили людей рекомендовать нам фотографов, стилистов, визажистов — за это они получали фото с QR-кодом, ведущим на страничку с нашими вакансиями на hh.ru. А ещё у нас можно было пройти квест, чтобы оценить, насколько ты фотограф. В результате мы собрали неплохую базу. Конверсия по трудоустройству получилась не очень хорошая, ведь люди приходили развлекаться, а не искать работу. Но есть кандидаты с того потока, которые до сих пор у нас работают. В целом мы считаем, что важно пробовать что-то новое и быть креативными».

✅ Модельные кастинги как способ повысить знание бренда компании у молодёжи

Команда рекрутеров плотно работает с вузами и старается поднимать знание о бренде среди студентов — чтобы они активнее откликались на вакансии и приходили работать. Один из способов, как познакомить молодых людей с компанией, — пригласить на кастинг моделей в фотостудию. Это работа с гибким графиком и без возрастных ограничений, которая легко подойдёт студентам. Кастинг убивает двух зайцев: студия пополняет базу моделей, а рекрутеры успевают рассказать о компании и других открытых позициях.

Вместо резюме: сила — в людях

Главное конкурентное преимущество KazanExpress — отношение к людям:

«Все кандидаты, которые приходят в компанию, для нас — наши клиенты. Неважно, останется человек работать или нет. У нас есть понимание, что нам важны все. Специалисты склада и линейные сотрудники — это люди, без которых мы ничего не сделаем, и это люди, которыми мы гордимся».

Алина Сибгатуллина, руководитель отдела подбора

Поэтому компания тратит много внимания на то, чтобы дать лучшие условия каждому в команде: бесплатное двухразовое питание, единый полис ДМС без разделения по должностям, внутреннее обучение, уважение и забота. И это работает.

«У нас есть сложившаяся традиция на периоды праздников и распродаж, когда заказов становится кратно больше обычного. Если на складе не хватает сотрудников и ребята начинают перерабатывать, мы всей командой офиса собираемся, одеваемся в форму склада и упаковываем товар, чтобы наши клиенты вовремя получили свои заказы».

Алина Сибгатуллина, руководитель отдела подбора