От выгорания и кризиса до work-life-баланса, который работает

Мария более 15 лет работала рекрутером, более 10 лет — кадровым консультантом, потом открыла свое агентство. Благодаря разноплановому опыту, у Марии не только высокая экспертиза в HR-сфере, но и по максимуму прокачанные скилы тайм-менеджмента. Чтобы справляться с вызовами и держать себя в тонусе даже в сложные времена, она изобрела собственную систему — «надстройку», которая помогает совмещать личную жизнь и карьеру так, чтобы при этом никто не страдал.

«В 2014 году я руководила банковско-инвестиционной практикой в рекрутменте. Из-за политической ситуации и ухода зарубежных компаний с российского рынка я потеряла практически всех своих клиентов. Чтобы стабилизировать свой доход и реанимировать карьеру, я с головой окунулась в работу. 12-часовой рабочий день привёл к выгоранию: я поняла, что больше „не могу", и начала искать первопричины, разбираться, как поменять свою жизнь. На это ушёл не один год! Пройдя уйму тренингов по выгоранию и тайм-менеджменту, я наконец вывела для себя рабочую формулу. Хочу поделиться ею с другими и надеюсь, что она окажется полезной».

Мария Сафронова, CEO Career Solution

«Надстройка»: база для продуктивности и хорошего самочувствия рекрутера

Никакие профессиональные лайфхаки и инструменты не помогут, если вы не умеете управлять собственным ресурсом. Примите тот факт, что вы — единственный в мире человек, который знает, что вам нужно и как о вас позаботиться.

Для себя Мария вывела три фокусные зоны, чтобы стабильно быть в ресурсе:

1. Тело и физическое состояние
Что входит: питание, спорт, сон, режим дня, расслабление и отдых.
Пример из опыта Марии: «Я всегда ужинаю до 18, мне так комфортно и это согласовано с врачом. Потом я иду на балет или растяжку. В комплексе это даёт хорошее самочувствие».

2. Ментальное здоровье
Что входит: самообразование и развитие, психолог, медитация, вера и религия.
Пример из опыта Марии: «Уже 3 года я хожу к психологу — это поддерживает меня в любых ситуациях. Если психолог — это „не ваше", попробуйте коучинговые марафоны или медитацию. Некоторым ещё помогает осознанно быть в религии».

3. Работа, предназначение, социальные связи
Что входит: семья, друзья, коллеги, домашние питомцы, рабочие и нерабочие проекты, благотворительность, профессиональная реализация и признание.
Пример из опыта Марии: «У меня есть собака — это уйма позитивных эмоций и обнимашек, а ещё — обязательные прогулки. Очень заряжает!»

Подумайте, как настроить систему, которая без перекоса работает на каждую зону и даёт вам нужный запас сил.

Делегирование и блочное планирование

С хорошей базой — вы правильно питаетесь, нормально спите, уделяете время своему ментальному здоровью и социальным контактам — у вас появляется ресурс. Следующий вопрос — как расходовать его, чтобы он вдруг снова не закончился.

«Самый эффективный для меня инструмент — это календарь. Мой день тщательно распланирован, и рабочие задачи, и личное время. Я заметила за собой такую тенденцию: если я в календарь не внесу что-то, например получасовое занятие йогой, я этого, вероятно, и не сделаю. Мне нравится работать с Яндекс.Календарём, но вы можете выбрать другое удобное вам приложение или ежедневник.
Очень важно настроить свои отношения со временем: задумайтесь, в сутках есть 1 440 минут, которые вы можете использовать — с пользой и нет. Когда вы это примете, вы научитесь приоритизировать свои задачи. Например, спрашивать у тех, кто вклинивается в рабочий процесс, насколько у них важный вопрос? Если не очень, то „давайте выберем другой день и обсудим позже"».

Мария Сафронова

Вот несколько секретов от Марии:

Делегируйте. Даже если у вас нет подчинённых, всегда можно передать задачи другим людям и использовать специальное ПО. Например, с нанимающими менеджерами можно договориться, что интервью они назначают сами. Есть менеджеры, которым можно дать доступ к открытым источникам, и они проверят базы кандидатов, сделают ревью.

Не стоит думать, что делегировать можно только на уровень ниже, рядом и выше тоже можно. Важно просто понять, что человеку делать приятно и ненапряжно. Подумайте, кому из вашего окружения нравятся определённые задачи и кто может вас разгрузить.

Делегировать не всегда легко, потому что важно обучить людей выполнять задачи качественно. Нужно понять, есть ли у человека компетенция что-то делать, потом придумать, как его обучить. Проинвестируйте в это свои силы, и со временем нужная задача будет выполняться хорошо. В перспективе такой подход сэкономит много ваших ресурсов.

Используйте блочное планирование. Типичная проблема мультитаскинга — перескакивание с одной задачи на другую. Обычно такой подход не продуктивный: лучше делите время на блоки и доводите начатое до конца. Например, всё, что сопряжено с цифрами и подсчётами, делайте утром и не отвлекаясь — вечером фокус внимания падает, можно допустить ошибку.

Выделяйте дни в неделе, которые вы посвящаете встречам, исследованиям, работе по вакансиям, проектам. Ставьте таймер, чтобы делить работу на блоки по 30–45 минут. После каждого такого блока стоит отдохнуть, походить или хотя бы поменять формат работы.

«Все интервью я провожу с 16 до 18 часов, потому что разговаривать с кандидатами вечером мне легче и продуктивнее. Если кандидатов много, я могу начать немного раньше. Утренние часы для интервью использую только для важных кандидатов, которые не могут в другое время».

Мария Сафронова

Оптимизация процессов: напоминания, шаблоны, чек-листы и рекрутинговое ПО

Если вы поминутно планируете рабочий день и делите его на блоки, но времени всё равно не хватает и вы постоянно что-то упускаете — пора подключать оптимизацию!

Напоминания. Рекрутеры работают с нюансами: позвонить кандидату, чтобы напомнить о себе, сказать, что мы ещё принимаем решение и обсуждаем его кандидатуру. Узнать, все ли документы у него в порядке для выхода на работу, получить и дать обратную связь. Много деталей, с которыми важно соблюдать тайминг. Например, если вовремя не собрать обратную связь, кандидат подумает, что он нам не интересен и уйдёт к другому работодателю. Но всего в голове не удержишь, поэтому добавляйте в календарь напоминания.

«Чтобы в работе с кандидатами не забывать про детали, я использую Talantix — рекрутинговую CRM-систему от hh.ru, фактически это мой рабочий стол. Например, для назначения встреч с соискателями там есть встроенный календарь — очень удобно».

Мария Сафронова

Шаблоны. Используйте шаблоны и разного рода заготовки, чтобы упростить и ускорить рекрутинговый процесс. Это могут быть:

• шаблоны писем — приглашений на собеседования, с тестовым заданием, отказов
• списки типовых вопросов на интервью с кандидатами под разные позиции
• шаблоны для составления текстов вакансий

«В Talantix я настроила шаблоны писем и автодействий: чтобы направить кандидату письмо, мне теперь нужна не пара минут, а всего 5 секунд. Учитывая, что у меня в день десятки кандидатов, я экономлю более получаса рабочего времени».

Мария Сафронова

В облачной CRM-системе Talantix есть удобные настройки автодействий — от напоминаний до шаблонов писем и тестовых заданий

Хорошая практика — подготовка матрицы вопросов, которые нужно выяснить в ходе интервью. Задача рекрутера — распределить эти вопросы между всеми участниками рекрутмент-процесса. Об этом можно договориться, когда вы обсуждаете заказ с менеджером, линейным руководителем, коллегой. Заготовьте заранее шаблоны с вопросами и разошлите всем бланки, распределите, кто и что будет спрашивать. Это стандартизирует процесс и облегчает работу с кандидатами.

Чек-листы. Чтобы менеджеры видели динамику вашей работы, а вы себя контролировали, используйте чек-листы. Например, вот так может выглядеть чек-лист для старта работы над вакансией:

• интро + описание вакансии
• список компаний-доноров
• описание проекта, какие задачи будут стоять перед человеком
• описание вакансии для телеграм-каналов
• описание вакансии на бланке компании в pdf
• размещение вакансии на сайтах
• список площадок для размещения вакансий по региону и стране
• воронка кандидатов
• чат в Microsoft Teams → но обязательно обсудить, какой информацией делитесь в чате, чтобы не превратить его в папку со спамом

Автоматизация подбора и рекрутинговое ПО.

На большом потоке вакансий, которые надо закрыть «вчера», трудно делать всё вручную. Тем более что сегодня это и не нужно.

«Есть много доступных систем, с которыми собирать и систематизировать любые данные по вакансиям можно очень быстро. Например, я показала, как работаю в Talantix. Поэтому, когда в следующий раз решите вручную расписывать воронку, задумайтесь, что эти часы работы — за счёт вашего профессионального развития или отдыха».

Мария Сафронова

В облачной CRM-системе Тalantix есть встроенная аналитика по воронке, скорости и эффективности подбора, что экономит время рекрутера и помогает работать на результат

Жизнь за пределами работы: секреты восполнения ресурса

«Не пытайтесь оптимизировать рабочий процесс без отрегулированной жизненной базы. Работа всегда будет вклиниваться в жизнь, жизнь — в работу, этот конфликт вы будете проживать долго и мучительно. Лучше сначала создать механизм того, как вы живете за пределами работы», — говорит Мария. Свою личную жизнь она расписывает так же детально, как и работу. Вот некоторые из её базовых рецептов:

• начинайте утро с 15-минутной зарядки, чтобы легко просыпаться и наполняться энергией
• добавляйте спорт, танцы или другие активности в свой график — тело скажет вам спасибо
• продумывайте меню заранее, посоветуйтесь для этого с диетологом, он включён в любой ДМС
• позаботьтесь о своём сне — купите хороший матрас, ортопедические подушки, спите 8 часов (если не высыпаетесь, проконсультируйтесь с врачом)
• планируйте отпуск, берите длинные выходные (+1–2 дня) в промежутках между отпусками
• планируйте выходные
• делегируйте нелюбимую домашнюю рутину — если вам не нравится мыть посуду, подумайте, кто это может сделать за вас

«Рекрутеры — это одна большая семья, сообщество, готовое поделиться инструментами и поддержать коллег. Если вам непросто переживать вызовы последних лет, помните, что вы не одиноки, и работайте не ситуативно — делая работу пока делается, а на перспективу — настраивая полноценную жизненную систему».

Мария Сафронова