Оформить сотрудника на работу — это не только подписать трудовой договор. Нужно собрать и проверить документы, вовремя отправить уведомления, сделать кадровые записи и не нарушить требования закона. Если где-то ошибиться, можно получить штраф.

В этой статье поделимся инструкцией оформления сотрудника на работу и советами от системы для подбора Talantix. А ещё расскажем, как интеграция с сервисом удалённого приёма кандидатов Start Link помогает избежать ошибок и выстроить бесшовный цифровой путь от заявки на подбор до выхода на работу.

Бывает, что предпринимателю или компании хочется взять сотрудника и договориться с ним обо всём на словах. Человек работает, бизнес платит деньги, налоги и взносы никто не перечисляет. Кажется, это лёгкий способ сэкономить, но на практике отсутствие оформления сотрудника на работу может вызвать серьезные проблемы.

Если придёт проверка и выяснит, что сотрудник работает незаконно, работодателя накажут. В КоАП РФ указаны такие штрафы за неоформленного сотрудника:

Налоговый инспектор доначислит все неуплаченные взносы и налоги, а также пени. Штраф составит 40% от суммы недоимки.

Без документов для приёма на работу сотрудник может в любой момент отказаться от своих обязанностей, потребовать дополнительные выплаты или обратиться в суд. Если инстанция признает отношения трудовыми, придётся оформить трудовой договор, который будет действовать весь период сотрудничества, уплатить взносы и штрафы.

Чтобы избежать рисков, лучше выбирать официальное оформление сотрудника на работу. Есть два варианта: трудовой договор или договор гражданско-правового характера (ГПХ). Решение зависит от того, для каких задач нужен специалист.

Трудовой договор для постоянной работы

Классический вариант трудоустройства. Специалист работает в компании по графику, подчиняется внутренним правилам и трудовому распорядку, получает регулярную зарплату. Отношения по трудовому договору регулирует ТК РФ.

Договор ГПХ для разовой или проектной работы

Соглашение, по которому исполнитель берёт определённые задачи и выполняет их в конкретный срок. Например, пишет статьи в блог компании или делает ремонт в офисе. Заказчик оплачивает именно результат, а не процесс работы. Договор ГПХ регулируется ГК РФ.

Иногда компании предлагают оформить договор ГПХ, чтобы сократить расходы. Но по факту человек работает фултайм как штатный сотрудник: приходит по графику, выполняет задачи руководителя и участвует в жизни команды.

Если проверка установит, что отношения фактически являются трудовыми, договор переквалифицируют. На это могут указывать несколько признаков — например сотрудник получает регулярные выплаты и использует рабочее место. В этом случае работодателю придётся провести оформление сотрудника на работу, перечислить налоги и страховые взносы, а также заплатить штрафы.

Приём сотрудника на работу проходит в несколько этапов. Нужно собрать данные, подготовить и подписать документы, сообщить в ведомства. Расскажем о каждом шаге оформления работника подробнее.

Перечень документов для приёма сотрудника на работу указан в ТК РФ. Работодатель может запросить только то, что указано в законе — требовать что-то сверх этого списка нельзя. Вот что понадобится для оформления сотрудника на работу:

На этапе сбора документов для приёма на работу нужно получить согласие сотрудника на обработку персональных данных. Этого требует 152-ФЗ. В документе указывают, какие сведения собирают, зачем их используют и как хранят.

Иногда бывает, что именно первый этап затягивается. Компания не успевает получить согласие и собирает документы для приёма на работу без него. Это влечёт риски нарушения закона и получения штрафа до 300 000 ₽. Бизнес несёт убытки и рискует остаться без работника: за время сбора документов специалиста могут переманить в другую компанию.

Цифровой сервис приёма кандидатов Start Link помогает быстрее пройти первый этап и собрать документы для оформления сотрудника на работу без ошибок и штрафов. Если подбор ведётся в Talantix, процесс работает ещё быстрее благодаря бесшовности: система интегрирована со Start Link, и данные кандидата автоматически можно передать в сервис удалённого приёма.

Чтобы снизить риски конфликтов и претензий, сотрудника знакомят с правилами работы. Он их изучает и расписывается в листе ознакомления или журнале учёта. Чаще всего в компании есть такие документы:

Некоторые документы обязательны для всех сотрудников: среди таких правила внутреннего трудового распорядка. Другие — только для определённых категорий работников. Например, с положением о командировках знакомят только тех, кто будет отправляться в служебные поездки.

Главный документ, который закрепляет отношения между работодателем и сотрудником. В договор обязательно включают:

Договор заключают в письменной форме и подписывают обе стороны. Обычно составляют два экземпляра: один остаётся у работодателя, другой — у сотрудника.  Утверждённой формы трудового договора нет. Специалист отдела кадров составляет его самостоятельно с учётом требований ТК РФ.

Трудовой договор вступает в силу в момент подписания или с даты, прописанной в документе. Работник выходит на работу в день, указанный в соглашении. Если этот пункт не прописан — на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Составлять его необязательно — для оформления достаточно подписанного трудового договора. Но работодатель всё равно может оформить приказ о приёме. Так проще выстроить кадровый и бухгалтерский учёт, особенно в компаниях с большим штатом. Издать приказ можно в свободной форме или воспользоваться унифицированной.

Содержание приказа о приёме на работу должно соответствовать трудовому договору. Скачать шаблон

После оформления сотрудника на работу нужно передать сведения в контролирующие органы:

Сотрудник может иметь бумажную или электронную трудовую книжку. В бумажную вносят дату приёма, должность и данные трудового договора или приказа о приёме. Все сведения должны точно совпадать с документами. Электронную трудовую формирует СФР — для этого нужно отправить отчёт ЕФС‑1.

Личная карточка — это досье сотрудника, в котором указывают паспортные данные, образование, должность, оклад, отпуска, переводы, награды. Она помогает HR-специалистам и бухгалтерии быстро получать информацию о работнике и фиксировать изменения в карьере. Вести карточку необязательно — работодатель сам решает, нужен ли ему такой документ. Об этом говорится в письме Минтруда.

Личную карточку можно оформить в бумажном и электронном виде. Скачать шаблон

Даже опытные работодатели могут допускать неточности при оформлении сотрудников на работу. Чаще всего они связаны с некорректной работой с персональными данными, документами, сроками уведомлений и кадровыми записями. Перечислим частые ошибки.

Чтобы избежать ошибок, ускорить подбор персонала и сделать его удобным, компании могут использовать готовые решения для HR-команды. Интеграция системы для подбора Talantix с сервисом приёма кандидатов Start Link обеспечивает бесшовный процесс найма — от подачи заявки на подбор до выхода сотрудника на работу.

Решения помогают автоматизировать процесс подбора, кадровый учёт и оформление работника, снижают риск ошибок и ускоряют время выхода на работу. Вот какие у команд персонала есть возможности.

В карточке кандидата в Talantix можно посмотреть всю информацию

Интеграция систем позволяет сократить время подготовки документов для оформления работника в 4–5 раз и вдвое уменьшить общий срок закрытия вакансий. Кандидаты быстрее проходят все этапы и выходят на работу — HR-команда работает синхронно и без ошибок. Благодаря интеграции Talantix и Start Link количество отказов от принятых оферов может снизиться на 85%.

Подключение не требует сложных настроек — всё можно настроить в пару кликов. Чтобы посмотреть, как работает интеграция Talantix и Start Link, оставьте заявку. Менеджер покажет демо, расскажет о возможностях интеграции и поможет подключить решение.

Если сотрудник начал работать без трудового договора, документ нужно подготовить и подписать в течение трёх рабочих дней с момента, когда человек приступил к работе

Оформить сотрудника задним числом нельзя. Если сделать это позже трёх дней с момента выхода специалиста на работу, бизнесу грозят штрафы: до 10 тысяч ₽ для ИП и до 100 тысяч ₽ для организаций. За несвоевременную передачу сведений о приёме сотрудника в Социальный фонд оштрафуют от 300 до 500 ₽. Если договор не учли при расчёте страховых взносов и налогов, ФНС может доначислить платежи и оштрафовать на 30% от неуплаченной суммы.

Не нужно — данные о приёме сотрудника автоматически поступают в ФНС после уведомления СФР.