Чек-лист: как бюджетировать найм с пользой для HR-процессов и бизнеса

Некоторые руководители подбора считают, что долгосрочное планирование бюджета не имеет смысла — всё равно всё поменяется. Однако план даёт ряд неоспоримых преимуществ:

• Контроль и прозрачность. Бюджетирование позволяет контролировать процессы и прозрачно управлять ресурсами, что особенно важно, когда внешние условия непредсказуемы. А ещё это помогает HR-команде наладить диалог с бизнесом
• Оценка эффективности. Бюджетирование включает анализ динамики подбора за последние годы, что позволяет понять, насколько эффективно в компании выстроены рекрутинговые процессы и как их можно улучшить
• Подготовленность к нагрузкам. Планирование ресурса команды подбора помогает избежать выгорания сотрудников во время пиковых нагрузок
• Готовность к сезонным и рыночным изменениям. Заблаговременное планирование позволяет оперативно реагировать на вызовы, с которыми сталкивается бизнес, не нарушая работу команды
• Оптимизация расходов. Бюджетирование помогает эффективно распределять ресурсы на подбор персонала, уменьшает риски превышения бюджета и непредвиденных трат, а также позитивно влияет на ключевые метрики найма

Поэтому бюджетирование — это не просто финансовая стратегия, а способ обеспечить стабильность, гибкость и эффективность функции подбора.

Процесс бюджетирования включает несколько ключевых шагов:

1. Анализ исторических данных подбора. На этом этапе анализируем эффективность подбора в предыдущие годы: смотрим тренды закрытий по сезонам, эффективность источников найма, количество закрытых вакансий, КПД рекрутеров, себестоимость найма, процент текучести на испытательном сроке, процент текучести по компании.

Чтобы анализ данных был комфортным, используйте специальные инструменты. Например, CRM-система Talantix предлагает готовую HR-аналитику. Все данные представлены в виде наглядных графиков, их можно также загрузить в формате Excel-файлов.

2. Утверждение стратегии подбора с бизнесом. Когда проанализировали данные, важно обсудить планы развития бизнеса — в зависимости от структуры компании это могут быть CEO, стейкхолдеры, внутренние заказчики и прочие. От них узнаем, какие ожидания от рекрутинга на ближайший год. Можно задать такие вопросы:

• Планируется ли рост компании и как это отразится на потребности в сотрудниках?
• Существуют ли новые направления, которые требуют увеличения штата?
• Какими компетенциями хотим прирасти?
• Фокус на качестве или количестве?

3. Выбор инфраструктуры подбора. На этом этапе определяемся с инструментами, которые будем использовать для найма: рекрутинговые ATS, каналы поиска — внешние и внутренние, аналитические инструменты для отслеживания эффективности подбора.
Ведение воронки подбора с различных ресурсов — не проблема с CRM-системой Talantix: с её инструментами можно без труда сохранять резюме из 13 источников, экономить бюджет на пакеты услуг и получать готовую аналитику. Отдельное преимущество: Talantix входит в экосистему hh.ru, а на её внедрение потребуется всего несколько минут — чтобы ввести логин и пароль от учётной записи работодателя. Попробовать Talantix

Шаг 4. Решение о привлечении подрядчиков и реферальной системы.
Определяем, нужно ли подключать внешние ресурсы — например, кадровые агентства или рекрутеров-фрилансеров — при высокой загрузке и для сложных вакансий. Или, может, внедрить/усовершенствовать реферальную систему для быстрого подбора через рекомендации сотрудников.

С помощью данных в CRM-системе Talantix можно оценить, как кандидаты продвигаются по воронке, определить, где требуется оптимизация, и увидеть, как усилия HR-команды сказываются на процессе подбора.

Шаг 5. Расчёт и подготовка к защите бюджета. На основании собранных данных и выбранных инструментов рассчитываем бюджет и защищаем его перед руководством.

Общая формула бюджета может выглядеть так:
Бюджет на подбор = сайты по поиску работы + расходы на рекламу + кадровое агентство и/или рекрутеры-фрилансеры + реферальный бонус для сотрудников + фонд оплаты труда команды + инструменты автоматизации

Чтобы успешно защитить бюджет на найм, говорите с бизнесом языком фактов и цифр:

Подготовьте аргументы, основанные на данных. Соберите информацию о затратах на подбор, эффективности HR-команды и соотнесите их с текущими показателями бизнеса. Сравните задачи по найму с доходами от конкретных направлений и проектов — это укрепит вашу позицию.

Оперируйте метриками, важными для бизнеса. Используйте данные о себестоимости найма, проценте текучести и соотношении нагрузки команды к числу закрытых вакансий.

Укажите на возможности оптимизации. Руководители всегда стремятся снизить затраты. Продемонстрируйте им сценарии оптимизации расходов — например, через улучшение отдельных рекрутинговых процессов.

Соотнесите расходы с реальными бизнес-результатами. Аргументируйте, как расширение и усиление команды приводит к улучшению продукта, росту выручки и так далее.

Избегайте неопределённости. Открыто говорите о рисках и последствиях урезания бюджета. Обсуждайте, как это может повлиять на работу команды и достижение долгосрочных целей.

Больше о том, как рассчитать бюджет на подбор, какие аргументы в его защиту использовать и о каких деталях не стоит забывать, вы узнаете в этом видео.

Бюджетирование найма позволяет не только эффективно тратить средства компании, но и строить доверительные отношения между HR и бизнесом, что в конечном итоге укрепляет позиции компании на рынке.