Некоторые команды найма собирают отчёты по подбору персонала вручную, другие вообще не ведут их — кажется, что это лишняя работа. Но без этих отчётов HR-руководителю сложнее понять, почему увеличиваются сроки закрытия вакансий, какие каналы поиска работают неэффективно и на каком этапе компания теряет кандидатов. В результате сроки найма увеличиваются, а расходы на подбор растут — это может привести к потерям в бизнесе.
В статье расскажем, какие метрики включить в отчёт по персоналу, поделимся готовыми шаблонами и объясним, как автоматизировать работу команды найма.

Раньше многим компаниям было достаточно знать, сколько вакансий удалось закрыть и сколько времени занял подбор. Сегодня руководителю HR-команды этих данных недостаточно, особенно при росте бизнеса.
Чтобы эффективно управлять подбором, нужно видеть, на каком этапе возникают проблемы, какие источники приводят сотрудников и сколько стоят каналы привлечения, насколько эффективно работает команда. Отвечает на эти вопросы отчёт по подбору персонала. Вот зачем он нужен.

Руководителю не придётся собирать информацию у каждого рекрутера или сверять несколько таблиц: отчёт объединяет данные по вакансиям в одном месте. В документе можно увидеть, сколько вакансий открыто, какие из них в работе, а какие не удалось закрыть в срок.

Отчёт показывает число кандидатов на каждом шаге найма — от отклика до выхода на работу. Например, работодатель получил 100 откликов на вакансию, но после первичного скрининга осталось только 20 кандидатов. Возможно, проблема в описании вакансии, выбранных каналах поиска или слишком строгих критериях отбора. Данные отчёта помогут проанализировать ситуацию и устранить узкое место.

Большое количество откликов ещё не означает, что канал эффективен. Отчёт о проделанной работе по подбору персонала помогает сравнить результаты разных источников поиска: сколько получили откликов, сколько кандидатов прошли на финальный этап, получили офер и вышли на работу. Это позволяет определить, какие из источников дают релевантные отклики, и направить на них основную часть бюджета.

Отчёт помогает проанализировать работу сотрудников. Он показывает нагрузку каждого HR-специалиста: число активных вакансий, скорость их закрытия и конверсию по воронке. Например, если у двух специалистов одинаковое количество вакансий одного уровня, но один закрывает их быстрее и доводит до офера больше кандидатов, руководителю стоит разобраться в причинах такой разницы и скорректировать работу команды.

Отчёт показывает сроки прохождения каждого этапа найма. Например, поиск кандидатов занял три дня, интервью — неделю, а на обратную связь по тестовому заданию ушло две недели. Это повод разобраться, почему процесс остановился именно на этом шаге, и найти способ сократить время на подбор.

С помощью отчёта HR-руководитель может показать собственнику бизнеса, насколько эффективно работает команда подбора, объяснить причины роста расходов, обосновать необходимость дополнительных ресурсов и предложить изменения в стратегии найма.

Универсального набора HR-метрик не существует — всё зависит от целей компании. Но есть несколько показателей, которые помогают оценить эффективность подбора практически в любой организации. Расскажем о них подробнее.

Что отражает. Время, которое проходит от начала общения с кандидатом до его согласия принять предложение

Как рассчитать. Дата принятия офера — дата первого контакта с кандидатом

Зачем отслеживать. Позволяет оценить скорость найма, установить реалистичные сроки закрытия вакансий, сравнить их со средними показателями по рынку и делать прогноз по закрытию похожих вакансий в будущем

Что отражает. Сколько кандидатов переходит с одного этапа подбора на другой

Зачем отслеживать. Позволяет проанализировать все этапы найма. Низкая конверсия указывает на слабое место, которое нужно устранить

Что отражает. Из каких каналов приходят кандидаты, которые выходят на работу

Как рассчитать. Количество сотрудников, нанятых из конкретного источника / общее количество нанятых сотрудников за период x 100%

Зачем отслеживать. Помогает определить рабочие каналы поиска, перераспределить бюджет на подбор и отказаться от источников, которые не приводят сотрудников

Что отражает. Сколько стоит найм одного сотрудника с учётом всех затрат на подбор

Как рассчитать. Общие расходы на подбор / количество нанятых сотрудников

Зачем отслеживать. Позволяет контролировать и планировать бюджет на подбор, оценивать окупаемость затрат и сравнивать стоимость найма в разные периоды

Одни отчёты по персоналу помогают контролировать ежедневную работу рекрутеров, другие — оценивать эффективность подбора и информировать нанимающего менеджера о ходе закрытия вакансии. Вот как их можно разделить.

Ежедневный отчёт. Позволяет контролировать текущий подбор: отслеживать статус вакансий, назначенные интервью, оферы.

Недельный отчёт. Помогает отслеживать динамику, замечать проблемы и планировать работу команды на следующую неделю.

Для руководителя. Показывает эффективность найма в целом и помогает принимать решения: оценивать скорость подбора, нагрузку команды, эффективность каналов поиска и другие ключевые показатели.

Для нанимающего менеджера. Отражает текущий статус конкретной вакансии. Например, сколько кандидатов находится в работе, на каком этапе идёт подбор и когда можно ожидать закрытия позиции.

Образец ежедневного/еженедельного отчёта HR о проделанной работе. Скачать
Пример отчёта менеджера по персоналу для руководителя. Скачать

Даже если в компании регулярно готовят отчёты о проделанной работе по подбору персонала, они не всегда отражают реальную ситуацию. Перечислим самые распространённые ошибки, которые могут делать рекрутеры.

Чтобы легче управлять наймом, HR-команды могут вести отчётность в Excel или Google Таблицах. Такой способ не требует больших вложений — можно быстро разобраться в функциях и настроить таблицу под задачи компании. У варианта есть и минусы: например, можно ошибиться в формулах и расчётах, а на ручное обновление данных уходит много времени. 

Другой способ вести отчётность — использовать специальные сервисы. Например, система для подбора сотрудников Talantix позволяет автоматически собирать и обновлять данные по вакансиям и кандидатам.

Она рассчитывает ключевые показатели, формирует готовые отчёты и визуализирует их в виде диаграмм. HR-специалистам не придётся работать вручную, и они смогут быстрее анализировать найм. Вот какие отчёты есть в Talantix.

Отчёт объединяет данные по выбранной группе вакансий и помогает оценить эффективность подбора. В документе можно проследить путь кандидатов по этапам, выявить узкие места в воронке, сравнить результативность источников поиска и спрогнозировать сроки закрытия вакансий.

Система автоматически считает конверсию воронки найма

Позволяет проанализировать подбор по каждой вакансии. Отчёт показывает, сколько кандидатов справились с каждым этапом и из каких источников они пришли. В отчёте можно посмотреть аналитику по причинам отказов — это подскажет, что мешает закрыть вакансию быстрее.

В отчёте указаны причины отказов кандидатов и рекрутеров

Помогает определить, какие каналы привлекают кандидатов: сервисы по поиску работы, социальные сети, рекомендации сотрудников. Так можно увидеть, в какие источники вкладывать бюджет, а от каких стоит отказаться.

В Talantix можно добавить новый источник привлечения: например, рекламную кампанию

Показывает количество вакансий в работе, число открытых и закрытых позиций, а также эффективность каждого рекрутера. В отчёте по персоналу можно увидеть, сколько вакансий не закрыли в срок.

Детальную аналитику можно скачать в формате Excel

Позволяет оценить, насколько быстро разные рекрутеры закрывают вакансии. Существенная разница между сотрудниками может говорить о неравномерном распределении задач, специфике вакансий или проблемах в работе рекрутера.

Сравнить показатели HR-специалистов можно за разный период

Показывает количество открытых вакансий в компании и их распределение внутри команды. С помощью отчёта по персоналу можно планировать и оптимизировать нагрузку рекрутеров.

На графике можно посмотреть объём работы каждого из команды найма

В отчёте видно, сколько вакансий ведёт каждый рекрутер и как по ним идёт работа. Можно увидеть количество кандидатов из откликов и холодного поиска, число собеседований, оферов и выходов на работу.

В отчёт можно добавить фильтры, например по вакансиям, региону и подразделениям

Показывает плановые и фактические показатели работы отдела подбора. В отчёте по персоналу можно увидеть вакансии по разным статусам — например, открытые, просроченные, закрытые. Документ поможет оценить эффективность работы команды, скорректировать стратегию найма и показать наглядную картину найма руководству и заказчикам.

Отчёт выглядит как сводная таблица со всеми основными метриками

Автоматизация отчётов по подбору персонала помогает избавиться от ручного сбора данных, быстрее получать актуальную аналитику и принимать управленческие решения.

Чтобы посмотреть, как работают отчёты и аналитика в Talantix, оставьте заявку на демо. Специалист покажет возможности системы, ответит на ваши вопросы и поможет подключить решение.

Time to hire учитывает время от первого контакта с кандидатом до принятия офера. Time to fill охватывает весь цикл подбора — от открытия вакансии до выхода нового сотрудника на работу. Первая метрика помогает оценить скорость взаимодействия с кандидатами, вторая — длительность всего процесса найма.

Данные обновляются раз в час. Благодаря этому руководитель и рекрутеры работают с актуальной информацией и могут быстрее реагировать на изменения в подборе.

Чем подробнее классификация причин отказов, тем проще анализировать найм. Например, можно отдельно учитывать отказы из-за уровня зарплаты, результатов интервью, принятия офера у другого работодателя или изменения планов кандидата.