Заявка на подбор: зачем нужна, как составить и что учесть

Успешный процесс подбора персонала начинается задолго до первых интервью и публикации вакансий. Один из ключевых этапов — заявка на подбор.

Это детальный документ для внутреннего использования, где описаны все требования к будущему сотруднику: от опыта работы и навыков до личностных качеств.

Заявка на подбор обычно создаётся в тандеме с заказчиком — руководителем компании или команды — что позволяет с самого начала вовлечь обе стороны в процесс поиска и упростить согласование кандидатов.

Заявка на подбор персонала нужна всегда: при возникновении новых позиций и расширении штата, замене текущих сотрудников. Она также используется при планировании долгосрочных кадровых потребностей компании.

Заявку должны составлять руководитель отдела или команды, где открывается вакансия, вместе с HR-специалистом. Так все ключевые требования и ожидания будут включены в документ.

Руководитель, как никто другой, знает специфику работы в отделе и может описать необходимые профессиональные качества и навыки кандидата. Руководитель понимает, какие именно задачи должен решать будущий сотрудник. HR-специалист разбирается в рекрутменте и может грамотно составить заявку на подбор, чтобы на её основании подготовить и разместить вакансию.

Единого шаблона не существует. HR-специалист формирует структуру заявки исходя из нескольких ключевых блоков:

• полученной от руководителя информации о вакансии
• внутренней информации о компании
• бизнес-стратегии

Цель заявки: максимально точно описать портрет и профиль кандидата, которого компания хочет видеть в своих рядах.

Заявка на подбор персонала может включать следующие элементы:

• Название должности
• Описание основных обязанностей и ответственности
• Требования к образованию и профессиональному опыту
• Необходимые навыки и компетенции
• Условия труда, включая испытательный срок, график работы и уровень заработной платы
• Ожидаемые личностные качества кандидата
• Дополнительные требования и пожелания

Подумайте, где или у кого вы можете взять максимум информации:

• Проведите мини-интервью с руководителем, чтобы уточнить причины открытия вакансии, срочность подбора, правильное название должности и отдел
• Ознакомьтесь с документами, описывающими требования и обязанности кандидата
• Пообщайтесь с сотрудниками, выполняющими аналогичную работу

В большинстве случаев заявка состоит из следующих пунктов:

• Название вакантных позиций. С описанием задач, направлений, необходимых навыков и требуемых знаний
• Дата подачи заявки и желаемая дата закрытия вакансии. Эта информация необходима HR-специалисту для анализа рынка труда, выстраивания стратегии подбора и, при необходимости, её изменения
• Структура команды. Опишите, кому напрямую будет подчиняться данный сотрудник, с какими смежными командами или специалистами он будет взаимодействовать. Укажите, будут ли у него в подчинении другие сотрудники, и если да, то сколько.
• Почему открыта вакансия. Важно ясно понять причину открытия вакансии, чтобы использовать эту информацию в разговоре с кандидатами. Так соискатель поймёт, насколько стабильна обстановка в компании.
• План отбора. Определитесь, какие этапы отбора уместны и необходимы для этой позиции, корректируйте избыточные и объединяйте несколько в один, чтобы эффективнее оценивать кандидатов и быстрее принимать решения

Это ключевой раздел заявки на подбор персонала. Здесь необходимо подробно описать должностные обязанности и задачи кандидата, а также пояснить порядок оценки эффективности работы будущего сотрудника в своей роли.

Этот раздел описывает, как будет выглядеть типичный рабочий день нового сотрудника, его уровень комфорта в компании и доступные возможности:

• форма занятости (полный рабочий день, проектная занятость)
• наличие или отсутствие командировок
• график и формат работы (гибкий, фиксированный)
• уровень заработной платы
• ценностное предложение компании как работодателя — социальные гарантии, корпоративные льготы и прочее

Для мотивации соискателей не забудьте расписать ваши преимущества: премии, доплаты за нестабильный график, компенсации за аренду жилья или заправку транспорта, программы психологической поддержки, ДМС сотрудника и членов его семьи, льготные кредиты, курсы повышения квалификации и другие виды обучения за счёт компании.

Качественная подготовка данного документа — залог быстрого и результативного подбора персонала, особенно если речь идёт о массовом подборе или поиске редкого, востребованного на рынке труда профессионала. Что важно учесть:

1. Максимум важных деталей. Чем больше информации вы укажете в заявке на подбор персонала, тем более точное и привлекательное описание вакансии сможете составить, что, в свою очередь, приведёт к более релевантным откликам

2. Достоверность. Ложные обещания в процессе найма — верный способ отпугнуть самых перспективных кандидатов и оставить шлейф негативных отзывов о компании. Зарплата, условия работы, график — всё должно соответствовать действительности

Избежать негативных ситуаций поможет тщательная проработка заявки на подбор. Именно она служит базовым источником информации для оформления вакансии и позволяет исключить противоречия и несоответствия.

3. Использование профессиональных терминов. Поиск идеального кандидата — задача не из лёгких, и HR-специалисты не всегда могут в совершенстве разбираться во всех тонкостях той или иной области

Сделать процесс подбора более эффективным поможет тесное взаимодействие эйчара с нанимающим руководителем. Вместе составьте вопросы, чтобы проверить профессиональные знания и опыт будущего сотрудника. Запишите возможные варианты ответов, они послужат ориентиром для оценки уровня подготовки соискателя и упростят вам работу.

4. Систематизированный подход. Используйте типовой шаблон для оформления заявок на подбор персонала. Это поможет вам ничего не упустить в дальнейшем и не тратить время на создание новой заявки с нуля для каждой вакансии

Конечно, в зависимости от специфики разных вакансий можно предусмотреть несколько вариантов шаблона.

В Talantix форма заявки на подбор встроена в процесс работы с вакансией и помогает рекрутеру быстрее согласовать требования к кандидатам с нанимающим руководителем, не тратя время на лишнюю переписку.

А ещё заявки на подбор можно импортировать прямо из вашей кадровой системы, что упростит процесс подбора, сэкономит силы, время и деньги.

Попробуйте! Интерфейс Talantix максимально прост и понятен. Вам будет легко разобраться в его работе, даже если вы не знакомы с CRM-системами.