База резюме: зачем вести и в чём её выгода

В процессе работы над вакансией рекрутерам приходится отслеживать и анализировать немалое количество резюме из разных источников: соискатели откликаются сами на джоб-сервисах, присылают резюме в соцсетях или напрямую команде подбора через контакты на корпоративном сайте. Бывает и так, что HR-специалистам нужно вести холодный поиск и подбирать релевантных кандидатов самостоятельно.

Каждое резюме — ценный актив для рекрутера, даже если кандидат не подошёл под требования заказчика на конкретную позицию. Вместо того, чтобы просто скачать, посмотреть резюме и позабыть о кандидатах, с которыми не сложилось, гораздо эффективнее, а главное, полезнее системно собирать их в единую базу.

База резюме не только упрощает решение текущих HR-задач, но и становится конкурентным преимуществом компании-работодателя в долгосрочной перспективе.

Сохранение резюме и накопление собственной базы кандидатов подтверждает свою эффективность. По статистике, работодателям, использующим такой подход, удаётся закрывать с её помощью как минимум каждую десятую вакансию без расходов на пакеты услуг джоб-сервисов и потери времени на сорсинг. А в некоторых специализациях этот показатель ещё выше.

Если вы ещё не ведёте такую базу, есть несколько рекомендаций, на что обратить внимание, какие данные важно собирать и как их структурировать.

Вот основная информация, которая должна быть в вашей базе:

1. Личные данные

• Имя и фамилия
• Контактные данные (телефон, имейл, адрес)

2. Профессиональная информация

• Специализация и профессиональные навыки
• Уровень позиции и опыт работы
• Резюме кандидата
• Портфолио проектов
• Ссылки на профили и личные репозитории (хранилища) профессиональных сайтов, типа GitHub, Behance, ArtStation
• Профессиональные роли, которые кандидат может выполнять

3. Желаемый уровень дохода

4. Дополнительные данные

• Дата рождения (важно при работе с молодежью и при составлении оферов для них)
• Образование и сертификаты
• Источник, из которого пришел кандидат (например, специализированные сайты, социальные сети)
• Хобби и интересы, если они релевантны работе

5. Фидбэк и заметки

• Отзывы рекрутера и нанимающего менеджера после интервью
• Заметки о поведении кандидата на собеседовании
• История взаимодействия с кандидатом, включая предыдущие отклики, этапы прохождения отбора и переписку

Детализированная база данных кандидатов позволит оперативно реагировать на изменения в потребностях компании и значительно повысить качество принимаемых решений по найму.

• Привлечение новых сотрудников

Например, когда в компании открывается новая вакансия, можно быстро подобрать подходящих кандидатов без необходимости начинать поиск с нуля.

База незаменима в ситуациях, когда требуется срочная замена уволившегося сотрудника или нужно закрыть позицию в сжатые сроки. Благодаря уже собранной информации о соискателях, компания может оперативно связаться с потенциальными кандидатами, которые проявляли интерес к вакансиям, и предложить им новые возможности. Это существенно сокращает время на подбор персонала и повышает шансы успешно закрыть вакансию.\

• Оптимизация расходов

С накопленной базой резюме компания экономит на размещении вакансий и открытии контактов кандидатов на джоб-сервисах. Если вы ищете долго и смотрите большое количество резюме, такие затраты значительно увеличат бюджет рекрутинговых процессов.
Вместо того, чтобы каждый раз платить за публикацию вакансий и доступ к контактной информации потенциальных кандидатов, компания может просто использовать собранную базу данных.

• Развитие бренда работодателя

Поддерживая контакт с кандидатами, которые интересовались вакансиями, компания укрепляет на рынке труда свой имидж привлекательного работодателя. Благодаря постоянному обновлению базы вы можете быстро реагировать на изменения в профессиональной жизни кандидатов — смену работы, дополнительное образование, новый опыт или изменение карьерных целей. Это поможет вовремя выходить на связь с теми, чьи навыки и компетенции необходимы компании в настоящий момент.

Технологичные инструменты рекрутинговой CRM-системы Talantix помогают легко собирать, пополнять базу кандидатов и работать с ней. А ещё — сократить операционную рутину и облегчить рабочие дни рекрутеров.

1. Технологии автоматического обновления данных кандидатов. Если соискатели откликались на ваши вакансии на hh.ru или же вы добавили их резюме в вашу базу Talantix самостоятельно, вы увидите все изменения в данных, когда кандидат их обновит.

2. Загрузка данных кандидатов из 13 источников. Технологичные инструменты быстро импортируют резюме соискателей из других систем. Помимо этого, в систему можно добавлять файлы разных форматов (PDF, docs и др.) и хранить всю информацию о кандидатах в одном месте.

3. Сохранение истории переписки. Talantix хранит всю переписку с кандидатом, комментарии, оценки и принятые решения.

Зная контекст предыдущих взаимодействий с человеком, его мотивацию, интересы, можно сформулировать более точные аргументы в пользу вашей вакансии и сделать офер более ценным, чем у конкурентов.

4. Защита от дублей информации. Система Talantix предупредит, что соискатель уже есть в вашей базе, и сообщит, на каком этапе воронки он сейчас находится. Поэтому база Talantix всегда будет оставаться актуальной, в ней не будет задвоений.

5. Максимально удобные инструменты коммуникации. В Talantix можно быстро связаться с кандидатами прямо из их карточек в системе. Встроенные интеграции с мессенджерами позволяют сразу переходить к переписке, просто нажимая на иконки приложений. Не нужно искать контакты в справочнике смартфона или вспоминать имя кандидата, с которым общались несколько месяцев назад.

Рекрутеры могут вести диалог с кандидатом, не переключаясь между разными приложениями и платформами.

👉 Оставить заявку на демоверсию

Российская компания Kuchenland развивается с 1993 года, сегодня сеть включает в себя более 100 магазинов товаров для дома и интернет-магазин. Ретейлер вышел и на рынок Казахстана, где открывает новые точки.

В сентябре 2022 года в компании перенесли взаимодействие с кандидатами и заказчиками в CRM Talantix, чтобы решить сразу несколько задач:

• Закрыть вопрос с соблюдением ФЗ-152
• Освободить время рекрутеров, которое раньше уходило на сбор согласий вручную
• Собрать 129 000 резюме в базе Talantix
• Экономить, используя пакет доступа на hh.ru только для открытия контактов новых кандидатов, которых нет в базе Talantix
• Сократить время на коммуникацию с заказчиком: обратная связь по резюме стала занимать три дня вне зависимости от графика работы и часового пояса

👉 Читать кейс

Эффективное управление базой резюме требует чёткой структуры и регулярного обновления данных. Что для этого нужно сделать:

1. Обеспечьте безопасность базы кандидатов
Чтобы ваши данные не попали в руки третьих лиц, нужно защитить все места хранения информации, будь то сервер вашей компании или сторонний сервис. С Talantix вы получите оцифрованную базу резюме, которая будет храниться в безопасном облачном пространстве.

CRM-система помогает экономить время и контролировать соблюдение закона о персональных данных. Согласие для Talantix составили эксперты hh.ru в соответствии с ФЗ № 152 и обновляют текст при изменении законодательства.

Кандидаты, зарегистрированные на hh.ru, автоматически дают согласие на передачу данных клиентам Talantix, что упрощает соблюдение закона. Для кандидатов из других источников процесс получения согласий автоматизирован: при необходимости кандидат получит письмо с просьбой дать согласие в один клик. Серверы Talantix находятся на территории России, что соответствует требованиям о локализации данных.

Благодаря встроенным формам запроса согласия и автоматизации процесса, вы сможете не вести бумажную картотеку и минимизировать риск нарушения закона.

2. Определите основные стандарты, правила ведения и формирования базы кандидатов
Рекрутеры и менеджеры по найму должны одинаково понимать термины, статусы и этапы подбора. Например, статус «Подумать» должен быть определён однозначно, чтобы не было путаницы.

Решите в своей в команде:

• какую именно информацию нужно хранить в базе
• как называть отдельные элементы (статусы, фильтры, теги, этапы подбора)
• как писать комментарии и общаться с кандидатами из базы
• за что отвечают члены команды при ведении базы и внесении в неё изменений

Используйте пометки, теги, оставляйте комментарии. Такие элементы и записи упрощают поиск в базе, фиксируют важную информацию о кандидате, его мотивации, опыте и ваши впечатления от общения. Кстати, в Talantix это делать очень удобно:

3. Регулярно обновляйте данные
Считается, что нужно актуализировать информацию о кандидатах хотя бы раз в полгода. Напомним, что в Talantix есть функция автоматического обновления резюме с hh.ru, и вам не придётся делать это вручную.

4. Поддерживайте связь с кандидатами из вашей базы
Это важная часть рекрутингового процесса и развития бренда работодателя на рынке труда. Вот несколько советов:

• Периодически отправляйте кандидатам, в которых вы заинтересованы, письма или сообщения (например, каждые 3 месяца). Корректно интересуйтесь их планами и изменениями в карьере
• Пишите более личные и персонализированные сообщения — упоминайте конкретные детали из вашей прошлой переписки или разговора. По возможности поздравляйте кандидатов с днём рождения и другими важными датами
• Когда у вас появится подходящая вакансия, сразу проинформируйте человека, расскажите про преимущества должности и будьте готовы ответить на его вопросы
• Если кандидат отклонит ваше предложение, узнайте причину и поблагодарите за откровенность. Это оставит у него положительное впечатление, и вам охотнее ответят в следующий раз

Если вы решите воспользоваться возможностями Talantix, мы бесплатно перенесём базу из вашей прошлой CRM и гарантируем быстрый и бесшовный переход без задержек.

👉 Получите подборку проверенных каналов привлечения для поиска кандидатов